Boa tarde, Taynara,
Pessoal, essa é uma situação bem comum quando o profissional atua sem organização fiscal durante o ano, e o caminho que a maioria de nós segue passa por alguns pontos importantes.
O primeiro cuidado é separar os recebimentos por tipo de pagador, porque o tratamento na declaração é diferente conforme a origem seja pessoa física ou pessoa jurídica.
Quando o pagamento vem de pessoa jurídica, o rendimento entra na ficha de Rendimentos Tributáveis Recebidos de Pessoa Jurídica, e ali sim é necessário informar o CNPJ da fonte pagadora, além do valor do imposto retido na fonte, se houver retenção. Para isso, o ideal é buscar com o cliente os informes de rendimentos das empresas que contrataram o serviço, ou pelo menos os contratos e notas de recibo emitidas, porque esses documentos costumam trazer o CNPJ da contratante. Se não for possível obter o CNPJ de algum pagador pessoa jurídica, o extrato bancário geralmente traz o nome do favorecido na descrição do PIX ou TED, e com esse nome muitas vezes é possível localizar o CNPJ por meio de consulta pública, como no cadastro da Receita Federal.
Já quando o pagamento vem de pessoa física, o tratamento é diferente e, nesse caso, não é necessário identificar o CPF individual de cada pagador. Os rendimentos recebidos de pessoa física são lançados na ficha de Carnê-Leão, que pede apenas o total recebido em cada mês do ano-calendário, sem exigir a identificação nominal de quem pagou. Isso facilita bastante o trabalho de vocês, já que o levantamento por extrato pode ser consolidado mês a mês, sem precisar rastrear a origem de cada valor recebido de pessoa física.
Um ponto que merece atenção especial nesse caso é justamente o fato de o cliente não ter feito o recolhimento mensal do Carnê-Leão durante 2025. Isso significa que existe um imposto que já era devido mês a mês e não foi pago, então antes de simplesmente lançar os valores na declaração anual, o recomendável é regularizar essa pendência recolhendo o Carnê-Leão em atraso, mês a mês, com a multa de mora e os juros pela taxa Selic. Esse cálculo pode ser feito pelo próprio programa Carnê-Leão Web da Receita Federal, que já calcula os acréscimos legais e gera o DARF com o código 0190 para cada competência. Fazer essa regularização antes de entregar a declaração deixa a situação mais correta e evita que a declaração fique destoante do que efetivamente foi recolhido durante o ano.
Também vale lembrar que o cliente pode deduzir despesas relacionadas à atividade por meio do livro-caixa, desde que sejam despesas necessárias à percepção da receita e à manutenção da fonte produtora, como aluguel de escritório, despesas com material de trabalho, ou eventuais colaboradores contratados para a prestação do serviço. Isso reduz a base de cálculo tanto do Carnê-Leão mensal quanto do imposto apurado na declaração anual.
Sobre o levantamento pelos extratos bancários, essa é realmente a forma mais viável quando o cliente não teve controle financeiro organizado durante o ano, mas é importante ter o cuidado de não tratar todo o valor que entrou na conta como rendimento da atividade. Transferências entre contas do próprio cliente, estornos, empréstimos recebidos e reembolsos não são rendimento tributável, então esses valores precisam ser excluídos do levantamento para não inflar indevidamente a base de cálculo.
Depois de organizado esse levantamento, separando os valores por mês e por tipo de pagador, fica bem mais tranquilo preencher tanto a ficha de Carnê-Leão quanto a ficha de Rendimentos Recebidos de Pessoa Jurídica na declaração anual, e o cliente também vai ficar em situação regular quanto ao recolhimento mensal que estava pendente.
