Bom dia, Miriam,
Direto aos pontos.
1. A retificadora deve seguir o informe retificado ou os contracheques?
Nenhum dos dois documentos deve ser seguido cegamente. A retificadora precisa refletir o fato econômico real — o que foi efetivamente pago, retido e descontado —, e isso só se comprova com a documentação de suporte. O informe de rendimentos retificado tem peso prático porque é a base do cruzamento eletrônico da Receita (é o que a fonte pagadora transmitiu via eSocial/DIRF), então alinhar a retificadora a ele tende a resolver a divergência automática que gerou a malha. Mas se ainda restar diferença entre o informe retificado e os contracheques, é preciso investigar a causa antes de simplesmente copiar o informe: pode ser competência x pagamento, rubrica de 13º lançada separadamente, ou erro remanescente da própria fonte pagadora. O caminho mais seguro é montar uma memória de cálculo que reconcilie contracheque a contracheque com o informe, e só então definir os valores da retificadora.
2. Em caso de divergência remanescente, qual documento prevalece?
Para fins de defesa, o contracheque tem valor probatório maior, porque é o documento primário do pagamento e da retenção — o informe de rendimentos é apenas uma declaração derivada dele, preenchida pela fonte pagadora. Se depois da retificação do informe ainda houver diferença, o ideal é obter uma declaração ou demonstrativo do departamento pessoal/RH da fonte pagadora explicando a divergência, e usar contracheque mais essa declaração como prova principal, com o informe retificado como documento de apoio.
3. A peça correta é Manifestação de Inconformidade ou outra?
Aqui vale uma correção terminológica importante para não haver erro de protocolo. Manifestação de Inconformidade é a peça prevista no artigo 74, parágrafos 9º a 11, da Lei 9.430/96, cabível especificamente contra despacho decisório que não homologa compensação em PER/DCOMP. Para Notificação de Lançamento decorrente de revisão de declaração (malha fiscal), a peça correta é a Impugnação, prevista nos artigos 14 a 17 do Decreto 70.235/72, dirigida à Delegacia Regional de Julgamento (DRJ), protocolada via e-Processo/e-CAC. O conteúdo e a lógica de defesa são semelhantes, mas o nome correto no sistema é Impugnação. O prazo de 30 dias contados da ciência (30/06) é o mesmo, e o protocolo tempestivo suspende a exigibilidade do crédito tributário, conforme artigo 151, inciso III, do CTN, evitando inscrição em dívida ativa.
4. Deve-se transmitir a retificadora antes do protocolo?
Sim, recomenda-se transmitir a retificadora antes ou junto com o protocolo da impugnação, anexando-a como prova. Ela demonstra boa-fé e organiza os números para o julgador. Mas é preciso ter clareza de que a retificadora, por si só, não extingue nem altera o lançamento já constituído — só a decisão administrativa (ou judicial, se for o caso) pode fazer isso. Vale checar no e-CAC se a declaração está bloqueada para retificação por já estar vinculada a processo administrativo; se estiver bloqueada, os valores corretos devem ser apresentados diretamente na memória de cálculo dentro da própria impugnação, mesmo sem retificadora aceita pelo sistema. Em nenhuma hipótese a retificadora substitui o protocolo tempestivo da impugnação, que é o único instrumento capaz de suspender a exigibilidade do crédito.
5. Cuidados na ficha de Rendimentos Recebidos Acumuladamente (RRA)
Os pontos que mais geram glosa nesse tipo de caso são:
Lançamento em duplicidade do rendimento: valores de RRA não podem aparecer também na ficha de Rendimentos Tributáveis Recebidos de PJ. O RRA tem tributação exclusiva na fonte, com a tabela progressiva aplicada em função do número de meses do período de apuração (regime da Lei 13.149/2015), e deve constar apenas na ficha própria.
IRRF do RRA lançado separadamente do IRRF do rendimento do trabalho do mesmo ano-calendário: são retenções distintas e não podem ser somadas ou trocadas de ficha.
Contribuição previdenciária sobre o RRA deduzida na ficha de RRA, e não também na ficha geral de rendimentos tributáveis — essa duplicidade de dedução é uma das causas mais comuns de glosa.
Pensão alimentícia incidente sobre o RRA: se há decisão judicial determinando desconto sobre esses valores, a dedução deve constar na própria ficha de RRA, não na ficha geral de pensão alimentícia. Foi exatamente esse o erro identificado no caso relatado, e é um dos pontos que a Receita mais cruza e autua.
Número de meses do período de apuração: erro no preenchimento desse campo altera a tabela progressiva aplicada e é fonte frequente de glosa. Vale conferir esse número contra o processo judicial ou administrativo de origem (ação trabalhista, RPV, precatório).
Quando o informe de rendimentos não discrimina claramente rendimento, IRRF, contribuição previdenciária e pensão do RRA, vale solicitar a memória de cálculo judicial/trabalhista que originou o pagamento, em vez de assumir os valores do informe.
6. Outros pontos a revisar
Confirmar que o CPF do beneficiário da pensão alimentícia informado na ficha bate com o CPF constante da decisão judicial ou do acordo, já que a Receita cruza esse dado diretamente.
Ter em mãos a sentença, acordo homologado ou escritura pública de separação/divórcio que fundamenta a pensão — sem esse documento, a dedução não se sustenta na defesa, independentemente do que constar nos contracheques.
Verificar se o INSS lançado em duplicidade não decorre de dois vínculos empregatícios com desconto simultâneo próximo ao teto de contribuição, o que às vezes é confundido com erro de lançamento.
Anexar comprovantes de pagamento da pensão (transferências, recibos), não apenas o valor declarado.
Montar um quadro comparativo linha a linha — declaração original, contracheques, informe original, informe retificado, declaração retificadora — para facilitar a análise do julgador e demonstrar de forma didática a origem de cada divergência apontada na notificação.
Conferir o prazo final dos 30 dias com atenção às regras do artigo 5º do Decreto 70.235/72: contagem em dias corridos, excluindo o dia do início e incluindo o do vencimento, com prorrogação para o primeiro dia útil seguinte se recair em dia não útil.