Bom dia, Itaina,
Para esclarecer melhor antes de responder: quando você menciona que "a ata venceu", provavelmente está se referindo ao mandato dos administradores da empresa, que normalmente tem prazo determinado no contrato social ou estatuto. A ata em si — que é o documento que registra uma deliberação — não vence, mas o mandato que ela confere pode expirar.
O procedimento na JUCEB (Junta Comercial da Bahia) para renovar ou eleger novamente os administradores passa pelas seguintes etapas:
A primeira providência é convocar uma reunião ou assembleia de sócios, conforme previsto no contrato social da empresa. Nessa reunião, os sócios deliberam sobre a reeleição ou eleição de novo administrador, e tudo isso fica registrado em ata. Essa ata precisa ser lavrada com clareza, indicando o nome completo, CPF, estado civil, profissão e endereço do administrador eleito, além do prazo do mandato e os poderes que lhe são conferidos.
Com a ata lavrada e assinada pelos sócios, o próximo passo é autenticar as assinaturas em cartório ou utilizar certificado digital, dependendo da forma de envio escolhida. A JUCEB aceita o protocolo tanto de forma presencial quanto pelo sistema REGIN (Sistema de Registro Integrado), que é a plataforma do Governo Federal integrada às juntas comerciais. Hoje em dia, a maioria dos processos já tramita de forma digital, o que agiliza bastante.
No momento do protocolo, será necessário apresentar a ata original ou o arquivo digital assinado, o requerimento padrão (que na JUCEB é o modelo da Ficha de Cadastro Nacional — FCN, gerada pelo próprio sistema), além do comprovante de pagamento da taxa de registro. O valor da taxa varia conforme o porte da empresa e o tipo de ato, então vale verificar a tabela atualizada no site da JUCEB ou pelo REGIN antes de protocolar.
Após o registro pela junta, a empresa recebe o documento de volta com o carimbo de autenticação, e o CNPJ é automaticamente atualizado com os dados do novo administrador na Receita Federal, sem necessidade de protocolo separado na RFB.
Uma dica importante: verifique no contrato social qual é o prazo do mandato estabelecido. Se o contrato não fixar prazo, o administrador pode exercer o cargo por tempo indeterminado, e aí não há necessidade de renovação periódica. Também vale checar se o próprio contrato social precisa de alguma alteração — por exemplo, se mudou o nome do administrador ou se os sócios decidiram ampliar ou restringir os poderes.