Boa tarde, Alessandro,
Vou explicar como funciona esse processo de forma completa.
Um psicólogo pode atuar como autônomo de duas formas principais, e a escolha entre elas vai depender do volume de atendimentos e do planejamento tributário mais adequado ao caso. A primeira opção é atuar como pessoa física autônoma, sem abrir empresa, e a segunda é constituir um CNPJ, seja como MEI, quando possível, ou como microempresa optante pelo Simples Nacional.
Se a intenção é atuar como pessoa física, o psicólogo precisa fazer sua inscrição municipal como autônomo na prefeitura do município onde presta os serviços, já que o ISS é um tributo municipal e cada prefeitura tem seu próprio procedimento de cadastro. Esse cadastro costuma ser feito no site da prefeitura ou pessoalmente na secretaria de finanças, apresentando documentos pessoais, comprovante de residência e, no caso de profissão regulamentada como a psicologia, o registro no Conselho Regional de Psicologia. Após essa inscrição, o profissional recebe um número de inscrição municipal que será usado para emissão de notas fiscais de serviço.
Com a inscrição municipal ativa, é possível solicitar acesso ao sistema de emissão de NFSe da prefeitura, que hoje, na maioria dos municípios, já está integrado ao Portal Nacional da NFSe, disponível em nfse.gov.br. Vale lembrar que muitos municípios ainda mantêm sistemas próprios paralelamente ao portal nacional, então é importante verificar qual é o sistema vigente na prefeitura específica. Definido o sistema, o psicólogo poderá emitir notas fiscais de serviço para seus clientes, sejam eles pessoas físicas ou jurídicas, cada nota gerando a base de cálculo do ISS devido ao município.
Sobre o Receita Saúde, esse é um programa da Receita Federal que substituiu a antiga Declaração de Serviços Médicos e de Saúde, e ele existe justamente para que profissionais e estabelecimentos de saúde informem os valores recebidos de pacientes e convênios, o que também alimenta automaticamente a declaração de Imposto de Renda dos pacientes que utilizam esses serviços para dedução de despesas médicas. Se o psicólogo atender pessoas físicas e quiser que esses valores fiquem pré preenchidos na declaração de IRPF de seus pacientes, é necessário fazer o cadastro no Receita Saúde através do e-CAC, informando os atendimentos realizados. Esse cadastro é feito com o CPF do próprio profissional, mesmo atuando como autônomo pessoa física, e é diferente da inscrição municipal, sendo obrigação federal e não municipal.
Quanto ao Carnê Leão, ele é obrigatório para pessoas físicas que recebem rendimentos de outras pessoas físicas pelo exercício de atividade autônoma, ou de pessoas jurídicas quando não há retenção de imposto na fonte de forma completa. Assim, se o psicólogo atender pacientes particulares que sejam pessoas físicas, ele precisa apurar mensalmente o imposto de renda devido sobre esses recebimentos através do programa Carnê Leão Web, disponível no site da Receita Federal ou pelo aplicativo, informando os rendimentos recebidos e as despesas dedutíveis relacionadas à atividade, como aluguel do consultório, despesas com contabilidade quando houver, entre outras previstas na legislação. O imposto apurado deve ser recolhido via DARF até o último dia útil do mês seguinte ao recebimento.
Já quando o psicólogo presta serviço para uma pessoa jurídica, a regra é um pouco diferente. Se o profissional atuar como pessoa física, a empresa contratante geralmente é obrigada a fazer a retenção do imposto de renda na fonte sobre o valor pago, além de possivelmente reter contribuições previdenciárias, dependendo da natureza da relação contratual, sendo importante que fique claro que se trata de prestação de serviços autônomos e não de vínculo empregatício disfarçado, para evitar problemas trabalhistas futuros relacionados à pessoalidade, habitualidade e subordinação, que são elementos caracterizadores de vínculo de emprego segundo a CLT.
Se o objetivo é justamente formalizar contratos com pessoas jurídicas de forma mais estruturada, muitos profissionais preferem abrir um CNPJ, o que permite contratar como pessoa jurídica prestadora de serviços, emitir nota fiscal de serviço em nome da empresa, e normalmente reduzir a carga tributária total, já que o Simples Nacional para serviços de psicologia costuma ter alíquotas iniciais mais vantajosas do que a tributação combinada de Imposto de Renda pessoa física sobre os mesmos rendimentos. Nesse caso, a abertura pode ser feita pelo Redesim, unificando o registro na Junta Comercial do estado, a inscrição no CNPJ pela Receita Federal, a inscrição estadual quando aplicável e a inscrição municipal, tudo de forma integrada na maioria dos estados atualmente.
Um ponto importante é verificar se a psicologia se enquadra como atividade permitida para MEI no município e no CNAE utilizado, já que MEI tem limite de faturamento anual e algumas restrições de atividade, sendo mais comum que profissionais de psicologia com faturamento mais elevado optem diretamente pela abertura como microempresa optante pelo Simples Nacional, sob o anexo correspondente a serviços, que costuma ser o anexo III ou V dependendo do fator R calculado com base na folha de pagamento e no faturamento.
Recomendo fortemente que esse profissional busque orientação de um contador para definir qual formato é mais vantajoso considerando o volume de atendimentos, se ele pretende manter atendimento a pessoas físicas e jurídicas simultaneamente, e para fazer corretamente todo o processo de abertura ou de inscrição como autônomo, já que as regras variam conforme o município e conforme o perfil de faturamento esperado.