Olá Luana, tudo bem?
Mesmo que a empresa esteja inativa, é obrigatório enviar as declarações pendentes, informando a ausência de movimentação. Recomendo que envie a DCTFWeb, pois isso pode resolver a pendência da Reinf, mas verifique se a pendência da Reinf realmente desapareceu. Se não, você precisará enviar também a Reinf sem movimento.
A Instrução Normativa RFB nº 2005/2021 exige que a DCTFWeb seja enviada, independentemente de a empresa ter movimentação ou não. Portanto, envie a DCTFWeb informando que a empresa não teve movimentação no período.
Quanto ao termo de responsabilidade, sugiro o seguinte modelo:
Declaração de Inatividade
Eu, [Nome do Responsável], portador do CPF [número do CPF], na qualidade de responsável legal pela empresa [Nome da Empresa], inscrita no CNPJ sob o número [número do CNPJ], declaro para os devidos fins que, durante o período de [data de início] até [data de término], a referida empresa não realizou qualquer tipo de movimentação financeira, comercial ou operacional.
Declaro ainda que todos os documentos e informações fornecidos à [Nome da Contabilidade ou Responsável pela Elaboração] para a transmissão das obrigações fiscais (Defis, PGDAS, DCTFWEB, e-Reinf) são verdadeiros e refletem a situação real da empresa durante o período mencionado.
Estou ciente de que a prestação de informações falsas constitui crime de falsidade ideológica, sujeitando o responsável às penalidades previstas na legislação vigente.
Local e Data: [cidade], [data]
Assinatura: ____________________________ [Nome do Responsável]
Espero que isso ajude!