Olá Caio. Bom dia.
Não são todas as empresas de todos os regimes que entram na obrigatoriedade agora, e o papel de municípios como São Paulo funciona de forma específica.
Abaixo, trago os detalhes práticos e as datas oficiais estabelecidas pela Resolução CGSN nº 189/2026 para você estruturar o aviso aos seus clientes.
1. Quem Realmente Está Obrigado a Partir de Agosto/Setembro de 2026?
A nova obrigatoriedade nacional da NFS-e (padrão Receita Federal/CGSN) foca estritamente nos optantes pelo Simples Nacional e em profissionais autônomos específicos. As empresas do Lucro Presumido e Lucro Real (RPA) seguem regras diferentes, dependendo da prefeitura.
O cronograma oficial de transição é dividido da seguinte forma:
1º de Agosto de 2026: Profissionais liberais e autônomos que gozam de isenção de ISS (conforme a Lei nº 14.864).
1º de Setembro de 2026: Todas as empresas optantes pelo Simples Nacional (Microempresas e Empresas de Pequeno Porte).
Atenção: A regra também trava e obriga quem estiver com o pedido de opção pelo Simples em análise, em discussão administrativa por inclusão retroativa ou com impedimentos temporários legais.
MEI (Microempreendedor Individual): Já está obrigado ao Portal Nacional desde setembro de 2023, portanto para eles nada muda.
E as empresas do Lucro Real e Lucro Presumido? Elas não estão obrigadas a usar o portal emissor do Governo Federal em setembro. Elas continuam emitindo as notas pelos sistemas municipais ou por seus próprios ERPs integrados, desde que o município faça a conversão dos dados de acordo com as exigências da Reforma Tributária.
2. Como Fica a Situação Específica de São Paulo (Capital)?
O município de São Paulo adotou uma estratégia mista muito importante para os seus clientes entenderem:
Adesão ao Ambiente de Dados: A Prefeitura de São Paulo integrou seus sistemas ao Ambiente Dados Nacional (ADN). Isso significa que as notas fiscais emitidas em SP são compartilhadas com o governo federal de forma automática para alimentar a base que futuramente gerará o IBS e a CBS da Reforma Tributária.
Bloqueio do Sistema Municipal para o Simples: Conforme comunicado oficial da Secretaria Municipal da Fazenda de São Paulo, a partir de 1º de setembro de 2026, os optantes pelo Simples Nacional serão bloqueados de emitir novas notas pelo sistema da Nota Fiscal Paulistana.
O que muda no portal de SP: O site da prefeitura continuará funcionando para esses clientes do Simples apenas para consulta de histórico e para eventual emissão retroativa de competências passadas. As novas notas deverão, obrigatoriamente, ser emitidas pelo Emissor Nacional (seja no site
nfse.gov.br, pelo app oficial ou por ERP integrado via API).
3. O Cenário dos Demais Municípios em Transição
Se você tem clientes em municípios menores ao redor de São Paulo, o cenário exige atenção. O ecossistema nacional funciona por meio do Documento de Prestação de Serviço (DPS). O sistema do contribuinte (ou o portal) gera o DPS e o transmite ao Ambiente Nacional, que o valida e o converte na NFS-e definitiva.
Muitas prefeituras pequenas assinaram o convênio recentemente, mas ainda enfrentam problemas técnicos de parametrização ou não habilitaram os contribuintes no sistema interno.
Regra de Ouro para os Clientes: Se o município do cliente estiver com o Portal Nacional instável ou não parametrizado, a orientação oficial é emitir temporariamente pelo sistema próprio da prefeitura até que o ambiente federal esteja 100% regularizado para aquela localidade.
Para facilitar o envio aos seus clientes, sugiro dividir o comunicado em três blocos:
O Alerta (Para quem vale): Destacar que a mudança é obrigatória para Optantes pelo Simples Nacional a partir de 1º de setembro de 2026. Deixar claro que Lucro Presumido e Real continuam operando nos moldes da prefeitura local.
A Ação Necessária: Orientar os clientes do Simples a acessarem o Portal Nacional da NFS-e para efetuar o primeiro cadastro, configurar o certificado digital e cadastrar os serviços favoritos.
Sistemas Próprios (ERPs): Lembrar quem utiliza sistemas de gestão (como Omie, Conta Azul, Bling, etc.) de contatar o suporte do software para garantir que a integração com o padrão nacional da NFS-e esteja ativa.
Espero ter ajudado.