Bom dia, Francisco
Que bom que você conseguiu importar os extratos em OFX e já deu esse primeiro passo. Agora, a parte dos lançamentos em dinheiro é exatamente onde muitos iniciantes encontram dúvida, então vou explicar com calma.
O princípio é simples: todo dinheiro que entra ou sai do caixa da empresa precisa de uma contrapartida contábil. Na contabilidade, trabalhamos sempre com o método das partidas dobradas, ou seja, para cada débito existe um crédito de mesmo valor. A conta que representa o dinheiro físico é a conta Caixa, que fica no ativo circulante do plano de contas.
Quando a empresa recebe dinheiro em espécie por uma venda ou prestação de serviço, o lançamento é débito em Caixa e crédito na conta de Receita correspondente, por exemplo Receitas com Serviços ou Vendas de Mercadorias. Se houve emissão de nota fiscal, o lançamento precisa bater com o valor da nota. Se não houve nota, o ideal é registrar mesmo assim e conversar com o cliente sobre a regularização fiscal, porque a ausência de nota pode gerar problemas com a Receita Federal e com a obrigação acessória do SPED Contábil.
Quando a empresa paga uma despesa em dinheiro, o raciocínio se inverte: débito na conta de despesa adequada, como Despesas com Alimentação, Despesas com Combustível, Despesas com Salários, conforme o caso, e crédito em Caixa. O dinheiro saiu do caixa, então o caixa diminui, e a despesa é reconhecida no resultado.
Para o caso do seu cliente, o que costuma acontecer na prática é que você terá de reconstruir essa movimentação com base nos documentos que ele tiver guardado: cupons fiscais, recibos, comprovantes de pagamento de contas, folhas de pagamento, qualquer papel que comprove entrada ou saída. Onde não houver documento, você precisará conversar com ele para entender a natureza das movimentações e pelo menos ter uma declaração escrita do sócio explicando o que foi aquilo. Isso é importante para que o balanço tenha respaldo documental.
Um ponto que merece atenção especial é a conta Caixa no balanço. É muito comum que, ao lançar tudo, o saldo da conta Caixa fique negativo ou muito alto, o que sinalizaria inconsistência. Saldo negativo de caixa não existe na prática, então se isso aparecer, significa que há lançamentos faltando ou duplicados, ou que parte do dinheiro transitou por conta bancária e não foi lançada ainda. Já saldo muito alto no final do período pode indicar que saídas não foram registradas. Esse é um bom indicativo para você ir ajustando a conciliação.
Outro ponto prático: muitas empresas confundem o dinheiro do sócio com o dinheiro da empresa. Se o sócio colocou dinheiro próprio no caixa para pagar despesas, isso é um aporte de capital ou um empréstimo do sócio, e o lançamento seria débito em Caixa e crédito em Empréstimos com Sócios ou em Capital Social, dependendo da situação. Se o sócio retirou dinheiro para uso pessoal, é uma retirada de pró-labore ou distribuição de lucros, que tem tratamento específico.
Sobre cursos de lançamentos contábeis básicos, o CRC do seu estado costuma oferecer cursos presenciais e online com preços acessíveis, muitas vezes gratuitos para profissionais registrados. O próprio portal do CFC também disponibiliza materiais. Além disso, plataformas como o Youtube têm conteúdo de qualidade em canais de contabilidade prática. Aqui no Contabilidade Facilitada você também vai encontrar módulos que cobrem essa base, então vale explorar o que já está disponível na plataforma antes de buscar fora.
Por fim, como você mencionou que é a primeira vez que faz a parte contábil, uma sugestão sincera: se esse balanço for exigido por terceiros, como banco, licitação ou órgão público, considere ter um profissional mais experiente para revisar antes de entregar, porque um balanço com inconsistências pode trazer problemas para o cliente e para você. Mas para fins internos e de aprendizado, o que você está fazendo é exatamente o caminho certo.