Olá Juan, tudo bem?
Sim será necessário um sistema.
Porém, tem alguns no mercado versões gratuitas.
Como por exemplo, o Calima e o Alterdata. Mas o alterdata gratuito é limitado a 3 clientes somente.
Ah, o Calima é um sistema em nuvem, você consegue acessar de qualquer lugar, até mesmo do seu celular.
Espero ter ajudado!