Olá Izabel, tudo bem?
Se ele está recebendo o valor do reembolso desses gastos, pode ser contabilizado da seguinte forma:
D-Banco
C- Recuperação de despesas (Conta de resultado no grupo de receitas)
Mas se é ele quem faz o reembolso:
D-Despesa com gasolina
D- Despesa com alimentação
C- Banco
Espero ter ajudado!