Como contabilizar nota de simples faturamento.

Boa tarde, Raphael,

Boa pergunta, e a situação é mais comum do que parece, especialmente em compras de equipamentos que chegam incompletos.

Vamos entender o que aconteceu antes de chegar na contabilização:

A primeira nota (CFOP 5101, R$ 38.590,00) representa a venda completa do kit câmara fria, incluindo o motor. Ou seja, o valor total já foi faturado ali, e é essa nota que tem o respaldo financeiro da operação. A segunda nota (CFOP 5949, R$ 31.555,22) é uma nota de simples faturamento, emitida apenas para acompanhar fisicamente o motor na estrada, porque sem documento fiscal a mercadoria não pode circular. Ela não representa uma nova venda, não gera nova cobrança e não tem movimentação financeira, como você mesmo percebeu.

Como contabilizar:

A primeira nota você contabiliza normalmente, como uma compra de ativo imobilizado (ou estoque, dependendo da destinação da câmara fria na sua empresa), pelo valor total de R$ 38.590,00, com todos os impostos destacados nela.

A segunda nota não gera lançamento contábil nenhum. Ela é apenas um documento de trânsito, um complemento físico da primeira. Como as próprias informações complementares deixam claro, ela faz referência à NF 71664 e representa peças que já estavam contempladas naquele valor.

O que você pode fazer para deixar seu arquivo organizado é guardar as duas notas juntas, e se o seu sistema permitir, vincular ou anotar na segunda nota que ela é suplementar à primeira, sem impacto contábil ou financeiro.

Um detalhe importante: confirme se a primeira nota destacou corretamente todos os impostos sobre o valor total de R$ 38.590,00, porque se o motor representa R$ 31.555,22 desse total, a base de cálculo precisa estar inteira já na nota original. Se o fornecedor destacou impostos também na segunda nota, isso pode gerar uma discussão sobre aproveitamento de crédito, então vale checar antes de escriturar

Ótima pergunta, Raphael, e faz todo sentido querer confirmar esse detalhe.

A resposta direta é: essa segunda nota não deve entrar na escrituração fiscal como uma entrada de mercadoria ou compra. Ela é uma nota de simples faturamento, de natureza meramente documental, e lançá-la como se fosse uma aquisição geraria uma duplicidade, como se você tivesse comprado o mesmo item duas vezes.

O que você deve fazer é escriturar apenas a primeira nota, que é a que representa a operação de compra de fato, com o valor total de R$ 38.590,00 e o CFOP 5101. Ela é a nota com respaldo financeiro e fiscal da operação inteira.

A segunda nota, com CFOP 5949, fica arquivada junto à primeira como documento de suporte, mas sem lançamento contábil e sem entrada na escrituração fiscal. Alguns sistemas de gestão permitem registrá-la como nota referenciada ou vinculada, sem movimentação, o que é uma boa prática para manter o histórico organizado e facilitar uma eventual fiscalização.

Se o seu sistema de escrituração exigir que qualquer nota recebida seja registrada, você pode lançá-la como entrada simbólica com valor zero de imposto e sem impacto financeiro, deixando claro no campo de observações que se trata de remessa complementar referente à NF 71664. Mas o ideal mesmo é confirmar com o contador responsável pela sua escrituração qual é o procedimento adotado no seu sistema específico.