OIá Sheila, tudo bem?
Uma empresa é considerada inapta quando a Receita Federal verifica que ela deixou de cumprir suas obrigações fiscais. Isso normalmente acontece quando a empresa não entrega declarações obrigatórias, como a DCTFWeb, ECF ou, no caso de MEIs, a DASN-SIMEI.
Enquanto estiver inapta, a empresa não pode emitir notas fiscais, abrir contas bancárias em seu nome, obter crédito ou participar de licitações. Além disso, os sócios podem ter responsabilidade sobre débitos tributários.
Para regularizar a situação, é preciso identificar quais declarações estão pendentes, enviar todas as obrigações faltantes e, após isso, a Receita atualiza o status da empresa para ativa.
Espero ter ajudado!