Bom dia, Natacha,
Vou te ajudar a organizar esse caso, que realmente tem uma sequência de pontos importantes a verificar.
O primeiro ponto, que explica todo o resto, é entender por que essa empresa aparece como Lucro Presumido em 2026. Quando o MEI é desenquadrado de ofício por dívida com a Fazenda Pública, esse desenquadramento não tem efeito imediato na maioria dos casos. Pela Lei Complementar 123/2006, artigo 29, a exclusão de ofício por débito produz efeitos a partir do ano calendário seguinte ao da ciência do ato de exclusão, e não a partir do próprio mês em que a dívida foi identificada. Isso explica exatamente o que você encontrou na consulta, ou seja, o cliente continuou como MEI durante 2025, com as declarações do MEI entregues corretamente para esse ano, e passou a ser tratado como Lucro Presumido a partir de 1 de janeiro de 2026, mesmo sem ter feito qualquer opção ou mudança voluntária. Vale a pena confirmar essa data exata no Termo de Exclusão, disponível no Portal do Simples Nacional dentro do e-CAC, porque é ele que traz a data de efeito oficial e evita qualquer dúvida.
A partir do momento em que a empresa passa a ser Lucro Presumido, ela assume todas as obrigações acessórias desse regime, mesmo sem ter faturado ou emitido qualquer nota fiscal. Isso significa que, de janeiro até julho de 2026, quando ocorreu a baixa, a empresa precisava cumprir as obrigações de uma empresa do regime normal, ainda que zeradas.
Sobre a DCTFWeb, você não precisa entregar uma declaração para cada mês separadamente. A regra da DCTFWeb sem movimento funciona com um efeito repetitivo, ou seja, ao entregar a declaração referente à competência mais antiga pendente, nesse caso janeiro de 2026, essa entrega já dispensa automaticamente a apresentação dos meses seguintes, enquanto não houver fato gerador que altere essa condição, como uma folha de pagamento ou uma retenção qualquer. Então o correto agora é enviar a DCTFWeb sem movimento referente a janeiro de 2026, e não uma para cada mês até junho. A de julho de 2026, que você já entregou, está certa, mas é importante garantir que ela tenha sido marcada como declaração de encerramento, já que se trata do mês em que ocorreu a baixa, e não como uma sem movimento comum.
Além da DCTFWeb, existe também a DCTF tradicional, que trata de tributos federais como IRPJ, CSLL e eventuais outros, e que segue essa mesma lógica de dispensa para os meses seguintes após a primeira entrega sem movimento. Vale confirmar se essa declaração já vinha sendo entregue ou se também precisa ser regularizada desde janeiro de 2026, pelo mesmo raciocínio da DCTFWeb.
Um ponto que costuma passar despercebido nesse tipo de situação é a ECF, a Escrituração Contábil Fiscal. Como houve extinção da empresa, existe uma obrigatoriedade específica chamada ECF de situação especial, que deve ser entregue até o último dia útil do terceiro mês subsequente ao mês do evento de baixa. Como a baixa ocorreu em julho de 2026, o prazo final cai no último dia útil de outubro de 2026. Essa ECF precisa ser entregue mesmo sem movimento e mesmo sem apuração de IRPJ ou CSLL a pagar, porque o que gera a obrigatoriedade é o enquadramento no Lucro Presumido durante o período, e não a existência de faturamento.
Já a ECD, Escrituração Contábil Digital, normalmente não é obrigatória para empresas do Lucro Presumido, a não ser que a empresa queira distribuir lucros isentos acima do limite de presunção menos os tributos devidos. Como não houve nenhuma movimentação, é bem provável que essa obrigação não se aplique aqui, mas vale confirmar se não existe algum outro motivo específico que traga essa obrigatoriedade para o caso.
Sobre o eSocial, se a empresa nunca teve empregados durante o período em que esteve no Lucro Presumido, não existe obrigação de envio de eventos, já que o eSocial só é exigido quando há vínculo empregatício ou informações relacionadas a folha de pagamento.
Um cuidado importante é verificar se a baixa foi efetivada também nos demais órgãos, além da Receita Federal. Isso inclui a Junta Comercial, a Inscrição Estadual, se houver, e a Inscrição Municipal, no caso de o município exigir cadastro para prestação de serviços. Muitas vezes a baixa federal é concluída, mas a baixa estadual ou municipal fica pendente, e isso pode gerar cobranças futuras de taxas ou obrigações acessórias mesmo com o CNPJ já baixado.
Por fim, sobre a dívida referente a 2025 que ainda não virou dívida ativa, é importante deixar claro para o cliente que a baixa da empresa não extingue o débito. Mesmo com o CNPJ baixado, a dívida continua existindo e sendo de responsabilidade do titular, e o fato de ter sido informado que vai pagar assim que quitar o parcelamento atual não muda a exigibilidade dela perante a Receita Federal. O ideal é acompanhar essa situação para que ela não vire dívida ativa e gere complicações adicionais, já que a empresa não está mais ativa para eventuais negociações futuras como pessoa jurídica.
Resumindo o que precisa ser feito a partir de agora: enviar a DCTFWeb sem movimento de janeiro de 2026, confirmar se a de julho está corretamente marcada como encerramento, verificar a necessidade de regularizar a DCTF tradicional desde janeiro, preparar a ECF de situação especial com prazo até outubro de 2026, avaliar se existe alguma obrigatoriedade de ECD, e confirmar se a baixa foi concluída também nas esferas estadual e municipal.