Boa tarde, Natacha,
Vamos por partes, porque a questão da DCTFWeb de julho e a da ECF de situação especial exigem procedimentos distintos.
Sobre a DCTFWeb de julho sem a condição especial de extinção
A DCTFWeb não é preenchida manualmente com a informação de encerramento. Essa informação vem da escrituração no eSocial, especificamente do evento S-1299 (Fechamento dos Eventos Periódicos), que possui um campo indicando se aquele fechamento é o último da empresa, com o motivo do encerramento (no seu caso, extinção) e a respectiva data.
Se em julho esse evento foi enviado sem marcar a condição de encerramento, o caminho é enviar um S-1299 retificador para a competência de julho, agora sim indicando corretamente que se trata do fechamento definitivo por extinção, com a data correspondente. É importante que essa data esteja coerente com a baixa do CNPJ ou com o evento societário que gerou a extinção, porque a Receita cruza essas informações.
Depois que o eSocial processar essa retificação, a DCTFWeb de julho será atualizada automaticamente para refletir a situação especial, já que ela é gerada a partir dos dados escriturados no eSocial e na EFD-Reinf. Você deve então acompanhar o processamento e, quando a declaração for recalculada, transmitir a DCTFWeb retificadora de julho, que passará a aparecer como declaração de situação especial e não mais como declaração normal.
Um ponto de atenção: enquanto essa retificação do S-1299 não for processada, qualquer tentativa de gerar a DCTFWeb com a marcação de encerramento diretamente vai continuar puxando a informação antiga do eSocial, então a correção precisa necessariamente começar por lá, e não pela própria DCTFWeb.
Sobre a ECF de situação especial
A ECF de situação especial é obrigatória sempre que a pessoa jurídica é extinta, incorporada, cindida ou fundida, e tem prazo até o último dia útil do terceiro mês subsequente ao evento, o que no seu caso realmente resulta em outubro de 2026 para um evento ocorrido em julho.
Na prática, essa ECF cobre o período de primeiro de janeiro até a data da extinção, e não o ano calendário inteiro. Você vai precisar, antes de tudo, ter o balanço de encerramento pronto, com a apuração contábil final da empresa até a data do evento. Esse balanço é a base para o registro I050 e demais registros contábeis dentro da ECF.
No registro 0000 da ECF, existe um campo específico para indicar que se trata de situação especial, onde você vai selecionar o tipo de evento (extinção) e informar a data. A partir daí, o restante da escrituração segue a lógica normal da ECF: apuração de IRPJ e CSLL do período reduzido, com todas as adições e exclusões pertinentes, encerramento das contas de resultado e transferência dos saldos para as contas patrimoniais que vão compor o balanço final.
Se a empresa era tributada pelo lucro real, a ECD também é obrigatória, e a ECF de situação especial precisa estar vinculada a essa ECD, também de situação especial e com o mesmo período reduzido. Se a empresa era optante pelo lucro presumido, a ECD só será obrigatória se houve distribuição de lucros acima do limite de presunção ou se algum outro critério de obrigatoriedade da ECD se aplicar no ano, o que vale a pena confirmar antes de fechar tudo, porque isso muda o que precisa ser entregue junto com a ECF.
Recomendo gerar essa ECF com bastante antecedência em relação a outubro, porque situações especiais costumam exigir mais ajustes e conferências do que uma ECF de encerramento de ano normal, especialmente na conciliação entre a contabilidade e a apuração fiscal do período truncado.
Sobre a legislação, o prazo e a obrigatoriedade estão na Instrução Normativa RFB 2.004/2021, que trata da ECF, e vale conferir o texto atualizado dela para confirmar prazos e campos específicos antes de fechar a declaração, já que instruções normativas sofrem alterações pontuais.
Sobre falar diretamente com a equipe do curso para tirar dúvidas com mais tempo e atenção, esse é um canal que eu não tenho como indicar, já que não tenho acesso aos meios de contato ou suporte da instituição. O ideal é verificar diretamente no ambiente do curso ou com a coordenação quais são os canais disponíveis para atendimento individual.