Boa tarde, Leticia,
Sim, essa responsabilidade realmente recai sobre o Departamento Pessoal, embora ela seja compartilhada com a área de saúde ocupacional, já que a emissão do ASO em si é ato médico, de competência do médico do trabalho ou do SESMT da empresa, quando exigido.
O Atestado de Saúde Ocupacional, como o aluno já sabe, é o documento que formaliza a aptidão ou inaptidão do trabalhador para a função, com base nos exames clínicos e complementares determinados pelo PCMSO, e existe em diferentes momentos da relação de trabalho, como o admissional, o periódico, o de retorno ao trabalho após afastamento prolongado, o de mudança de função ou de risco ocupacional e o demissional. A elaboração e a assinatura do atestado são de responsabilidade do médico examinador, mas todo o fluxo administrativo posterior é conduzido pelo Departamento Pessoal.
Isso significa que cabe ao DP receber o ASO entregue pelo médico ou pela clínica responsável, conferir se todas as informações obrigatórias estão presentes e coerentes, como a identificação completa do trabalhador, o tipo de exame realizado, a data de realização, os riscos ocupacionais aos quais o empregado está exposto, o CBO da função exercida, a conclusão sobre a aptidão e os dados do médico responsável com o respectivo CRM. Encontrado algum erro ou inconsistência, o setor deve solicitar a correção antes de prosseguir, já que informações divergentes entre o ASO físico e o que é declarado ao eSocial podem gerar autuação em fiscalização.
Depois dessa conferência, o documento precisa ser arquivado, seguindo os prazos de guarda estabelecidos pela NR-7, e registrado no sistema de folha de pagamento, de forma a manter o controle interno sobre vencimentos de exames periódicos, situação de aptidão dos empregados e histórico ocupacional de cada um. Esse registro interno é o que alimenta, inclusive, os relatórios que o próprio setor vai utilizar para o cumprimento das obrigações do eSocial.
Quanto à transmissão ao eSocial propriamente dita, o evento central é o S-2220, chamado de Monitoramento da Saúde do Trabalhador, que é justamente o evento responsável por levar ao eSocial as informações constantes nos ASOs admissional, periódico, de retorno ao trabalho, de mudança de função ou de risco ocupacional e demissional. Dependendo da situação, também podem estar envolvidos o S-2240, que trata das condições ambientais de trabalho e da exposição a agentes nocivos, relevante para fins de aposentadoria especial, e o S-2210, no caso de acidente de trabalho, que exige a emissão da CAT.
Vale reforçar que os prazos de obrigatoriedade e de periodicidade para envio do S-2220 já passaram por diversas prorrogações desde a criação do evento, e por isso é fundamental verificar, no portal oficial do eSocial em gov.br/esocial, qual é a exigibilidade atual aplicável ao grupo em que a empresa está enquadrada, já que esses prazos podem variar conforme o porte e a natureza jurídica do empregador. De modo geral, para o evento vinculado ao exame admissional, a transmissão costuma seguir o mesmo prazo do evento de admissão do trabalhador, sendo recomendável sempre confirmar o prazo vigente antes de definir a rotina interna do setor.
Portanto, a resposta é sim, essa responsabilidade de gerenciar todo o ciclo do ASO, desde o recebimento até a transmissão ao eSocial, faz parte das atribuições do Departamento Pessoal, cabendo à área médica apenas a realização do exame e a emissão do documento.