Boa tarde, Isa,
Essa situação é mais comum do que parece e tem uma solução definida pelo próprio eSocial.
Colaborador com duas matrículas no eSocial — o que fazer?
Quando um trabalhador aparece com dois cadastros diferentes no eSocial, o procedimento correto é a unificação das matrículas, e quem faz isso é a Receita Federal, não o empregador.
Como funciona na prática:
O empregador deve entrar em contato com a Receita Federal e solicitar a unificação dos cadastros do trabalhador. Para isso, é necessário apresentar documentos que comprovem que se trata da mesma pessoa — como RG, CPF e carteira de trabalho.
A duplicidade geralmente acontece quando há divergência entre os dados cadastrais ao longo do tempo, como nome digitado de forma diferente, data de nascimento errada em algum momento, ou mesmo inconsistências entre registros antigos e novos.
Enquanto a unificação não é feita:
O empregador deve continuar enviando os eventos normalmente pela matrícula que já está sendo utilizada no vínculo ativo. Não é recomendável criar novos lançamentos na matrícula duplicada, pois isso pode gerar ainda mais inconsistências.
Uma dica importante:
Antes de acionar a Receita Federal, vale verificar com o próprio colaborador se ele já teve algum vínculo empregatício anterior em que pode ter havido erro de digitação nos dados. Muitas vezes a duplicidade vem de um registro antigo com informação incorreta.
Após a unificação pela Receita, o eSocial passa a reconhecer apenas um cadastro e os históricos são consolidados.