Boa tarde, Sabrina,
Vou tentar te ajudar a organizar esse ponto, que realmente costuma gerar bastante confusão para quem está pegando a operação fiscal de outra pessoa.
Esse comunicado que você recebeu na caixa postal do e-CAC é um cruzamento eletrônico que a Receita Federal faz de forma automática. Ela pega os valores de receita informados nas notas fiscais eletrônicas emitidas pela empresa, mês a mês, e compara com o que foi declarado nas obrigações acessórias do ano calendário, principalmente ECF, DCTF e EFD Contribuições. Quando existe uma diferença relevante entre o que a nota fiscal mostra e o que foi declarado, o sistema gera esse aviso pedindo que o contribuinte revise e, se for o caso, retifique as declarações antes que o caso seja encaminhado para malha ou fiscalização.
O fato de o SPED ter ficado zerado enquanto existem notas fiscais emitidas no valor apresentado no print é um sinal bem claro de que houve algum problema no fechamento fiscal do ano, provavelmente a EFD Contribuições ou até mesmo a EFD ICMS IPI, dependendo do regime da empresa, não recebeu as informações de receita que realmente ocorreram. Isso pode ter acontecido por diversos motivos, como falha na apuração mensal, arquivo de importação incompleto, ou até mesmo problema na integração entre o sistema emissor de notas e o sistema contábil fiscal usado pela colega anterior.
O caminho para resolver começa por levantar, mês a mês, o valor total de receita que consta nas notas fiscais eletrônicas emitidas, que é exatamente o que você já tem no print, e comparar com o que foi efetivamente declarado em cada obrigação do ano de 2025. Isso inclui a EFD Contribuições, a DCTF, e a própria ECF, já que a ECF geralmente é alimentada com base na escrituração contábil e fiscal do período, então se a base estava zerada ou incorreta na origem, a ECF provavelmente replicou esse erro.
Depois desse levantamento, é necessário verificar se os tributos que realmente eram devidos sobre essas receitas foram recolhidos corretamente. Você mencionou que a colega enviava o DARF, então é importante confirmar se o valor pago no DARF é compatível com a receita real apurada pelas notas fiscais, e não com o valor zerado que está no SPED. Pode ser que o recolhimento tenha sido feito corretamente com base em um controle paralelo, e o problema esteja apenas na declaração, ou pode ser que exista também uma diferença de recolhimento, o que mudaria a estratégia de regularização, já que aí seria necessário calcular diferença de tributo, juros e multa.
Uma vez que você tenha esse comparativo claro entre receita real, o que foi declarado e o que foi pago, a retificação deve seguir a ordem lógica das obrigações, normalmente começando pela escrituração fiscal digital que serviu de base para as demais, seguida pela DCTF se houver impacto em tributo federal apurado, e por último a ECF, já que ela consolida as informações do ano inteiro e depende dos dados corrigidos nas escriturações anteriores. Não é recomendável retificar a ECF antes de corrigir a origem, porque você corre o risco de ter que retificar tudo de novo caso apareça mais alguma inconsistência na EFD.
Sobre o risco de problema, o simples fato de existir esse aviso não significa autuação imediata, ele é justamente uma oportunidade de autorregularização, que costuma ser bem vista pela Receita Federal, inclusive porque normalmente ainda dá para fazer a denúncia espontânea, o que evita a multa de ofício caso haja diferença de tributo a recolher, sendo necessário apenas recolher o principal com juros e a multa de mora, que é bem menor. Por isso é importante agir logo, sem esperar que o caso avance para uma fase de fiscalização, momento em que essa possibilidade de regularização espontânea deixa de existir.
Por fim, vale confirmar com a empresa qual sistema foi usado para gerar a EFD Contribuições e a ECF de 2025, para entender se o erro foi de digitação, de parametrização do sistema, ou se realmente faltou a importação de algum período de notas fiscais. Isso vai facilitar bastante na hora de refazer a apuração e also ajuda a garantir que a mesma falha não se repita nos próximos períodos.