Boa tarde, Francisco,
O tema é bem recorrente na prática contábil e merece atenção, porque a solução depende de como a baixa foi registrada e do momento em que a irregularidade foi identificada.
Quando uma empresa já está formalmente baixada no CNPJ, ela perde a capacidade de emitir ou renovar certificado digital em nome da pessoa jurídica, o que de fato inviabiliza o envio da GFIP pelo caminho convencional no Conectividade Social. O problema é que a Receita Federal e a Caixa Econômica Federal não comunicam automaticamente entre si a situação de baixa para fins de encerramento dessas obrigações acessórias, então a omissão continua registrada e gera pendência mesmo depois que o CNPJ foi extinto.
A saída mais utilizada nesses casos passa pelo envio da GFIP por meio do certificado digital do responsável legal, seja do sócio ou do representante da empresa, utilizando o CPF da pessoa física. O sistema Conectividade Social da Caixa permite, em algumas situações, o credenciamento de pessoa física vinculada à empresa para fins de transmissão. Vale verificar diretamente em uma agência da Caixa se esse cadastro ainda pode ser realizado com base nos documentos da empresa, mesmo após a baixa, apresentando o distrato ou a certidão de baixa como comprovação do vínculo.
Outra alternativa que tem funcionado em casos semelhantes é o envio pelo procurador com certificado digital de pessoa física, desde que exista uma procuração registrada. Quando a empresa ainda existia, se houve procuração eletrônica outorgada no e-CAC, ela pode permanecer ativa e permitir que o contador ou o próprio sócio transmita a declaração.
Caso nenhuma dessas vias seja viável, a orientação é formalizar a situação junto à Caixa e à Receita Federal por escrito, apresentando a certidão de baixa do CNPJ e solicitando o cancelamento das omissões em razão do encerramento da pessoa jurídica. Existe entendimento administrativo de que obrigações acessórias não transmitidas em virtude de impossibilidade técnica decorrente da própria baixa não deveriam gerar penalidades, mas isso precisa ser pleiteado formalmente, porque o sistema não faz esse reconhecimento de forma automática.
Quanto ao risco para o responsável legal, a resposta curta é sim, pode trazer consequências. A omissão de GFIP mantida em aberto pode resultar em multa nos termos do artigo 32-A da Lei 8.212 de 1991, que prevê penalidades por falta de entrega ou entrega fora do prazo. Essas multas, embora originalmente da pessoa jurídica, podem ser redirecionadas ao sócio administrador ou responsável legal com base na responsabilidade solidária prevista no Código Tributário Nacional, especialmente se ficar caracterizado que a omissão ocorreu durante a gestão dele. Além disso, a pendência pode impedir a obtenção de certidão negativa de débitos em nome do CPF do responsável, o que traz impactos práticos em financiamentos, licitações e outros procedimentos.
Por isso, o caminho mais seguro é não deixar a situação sem tratamento. Mesmo que a transmissão direta não seja possível, um requerimento formal junto à Caixa e um protocolo na Receita Federal documentando a impossibilidade técnica e a situação de empresa baixada costumam proteger o responsável de penalidades futuras e, em muitos casos, resultam no cancelamento administrativo da omissão