Boa noite!
Para dividir um espaço e os custos operacionais entre diferentes CNPJs sem configurar sublocação, o mais adequado (no meu ponto de vista) seria as empresas firmarem um Contrato de Compartilhamento de Despesas (também conhecido como cost sharing). Esse modelo afasta a figura da sublocação, pois não há repasse de lucros, mas sim um rateio proporcional dos gastos efetivos.
O contrato de locação original com o proprietário do imóvel não pode proibir expressamente o compartilhamento. É recomendado um termo aditivo permitindo a cessão de espaço para os demais CNPJs.
Uma das empresas assumirá o papel de "centralizadora" e figurará como a locatária principal no contrato de aluguel e nas contas de consumo.
A empresa centralizadora emitirá um Documento de Cobrança (ou Nota de Débito) contra as demais empresas participantes, acompanhado de cópias das contas originais pagas a terceiros.
O rateio deve ser feito estritamente pelo valor de custo. A empresa centralizadora não pode cobrar ágio ou margem de lucro sobre as despesas repassadas.
Espero ter ajudado.
