Divergência na vinculação de itens entre Nota Fiscal de Entrada e Ordem de Compra

Bom dia, Darlane,

Essa situação de divergência na vinculação entre os itens da Nota Fiscal de Entrada e os itens da Ordem de Compra é relativamente comum em sistemas de gestão que fazem essa importação automática, e geralmente decorre de alguns fatores que vale a pena verificar com atenção.

O que pode causar esse comportamento

Na maioria dos casos, o problema está relacionado à forma como o sistema faz o casamento entre os itens da nota e os itens da ordem de compra. Existem basicamente duas lógicas possíveis de vinculação: por código do produto (ou código de barras, EAN, GTIN) ou por posição sequencial dos itens no documento. Quando o sistema está configurado para vincular por posição, e o fornecedor emite a nota fiscal com os itens em uma ordem diferente daquela que consta na ordem de compra, o sistema acaba associando as quantidades e valores do primeiro item da nota ao primeiro item da ordem de compra, mesmo que se trate de produtos diferentes. Isso gera exatamente esse tipo de inversão que você descreveu.

Outra causa bastante frequente é a divergência no cadastro de correlação entre o código do produto utilizado pelo fornecedor e o código interno cadastrado na empresa, o chamado De Para de produtos. Se essa tabela de correlação estiver desatualizada, com duplicidade, ou com algum código associado ao produto errado, o sistema pode buscar a informação errada mesmo que a lógica de vinculação por código esteja correta.

Também pode acontecer de dois ou mais produtos terem códigos de barras ou EAN muito parecidos, ou até compartilhando o mesmo código por erro de cadastro, o que faz o sistema confundir um item com o outro no momento da busca automática.

Por fim, existe a possibilidade de erro humano na vinculação manual, principalmente quando a ordem de compra tem muitos itens com descrições semelhantes, como variações de tamanho, cor ou embalagem de um mesmo produto, o que facilita a troca durante a conferência visual.

Sobre configurações e parametrizações

Sim, na maioria dos sistemas existe um parâmetro que define o critério de vinculação automática entre nota fiscal e ordem de compra, podendo ser por código interno do produto, por código do fornecedor, por EAN ou por sequência dos itens. Vale verificar nas configurações do módulo de compras ou de escrituração fiscal qual critério está sendo utilizado atualmente. Se estiver configurado por sequência, essa é provavelmente a origem do problema, e o ideal é alterar para vinculação por código, que é mais confiável.

Também é importante conferir a tabela de correlação de produtos entre o cadastro do fornecedor e o cadastro interno, já que ela é a base para que a vinculação por código funcione corretamente.

Como corrigir a situação

O primeiro passo é desfazer a vinculação automática que gerou a inversão, sem confirmar a escrituração caso ainda não tenha sido finalizada. Depois disso, é recomendável refazer a vinculação manualmente, item por item, conferindo cuidadosamente a descrição do produto, o código, o NCM e a quantidade de cada linha, comparando a nota fiscal com a ordem de compra lado a lado.

Se a nota já tiver sido escriturada com a vinculação errada, será necessário avaliar os reflexos que isso já gerou, principalmente em termos de estoque e de lançamentos contábeis, já que quantidades e valores errados podem ter entrado no sistema para os produtos trocados. Nesse caso, geralmente é preciso fazer um estorno do lançamento e refazer a escrituração com a vinculação corrigida.

Também é importante verificar se os produtos envolvidos na troca têm tratamento fiscal diferente entre si, como CFOP, CST ou alíquota de ICMS distintos, pois se isso ocorrer, a inversão pode ter gerado impacto na apuração de impostos, e não apenas um problema de controle de estoque.

Por fim, corrigida a vinculação e ajustada a parametrização do sistema, vale fazer um teste com uma nota fiscal semelhante para confirmar que a vinculação automática passou a funcionar corretamente antes de voltar a confiar totalmente nesse processo sem conferência manual.