Bom dia, Veridiana,
Essa é uma situação bem comum entre optantes do Simples Nacional que ficam anos sem movimento e acabam acumulando pendências de declaração. Vou responder ponto a ponto, mas já adianto que a estratégia de dar baixa sem entregar as declarações para tentar escapar das multas não funciona da forma como o cliente imagina, e pode até complicar mais a vida dele do que ajudar.
Sobre a possibilidade de dar baixa com pendências em aberto
Sim, é tecnicamente possível registrar a baixa do CNPJ mesmo com declarações pendentes. O artigo 9 da Lei Complementar 123/2006 estabelece que o registro dos atos de baixa do empresário ou da sociedade será efetivado independentemente da existência de débitos tributários, previdenciários ou trabalhistas, do próprio empresário, da sociedade ou de seus sócios. Isso vale tanto para débitos de tributo quanto para pendências de entrega de obrigação acessória, que é justamente o caso do DEFIS, PGDAS-D e DCTFWeb.
Só que o mesmo artigo, no parágrafo quinto, deixa claro que essa baixa não desonera os empresários, os titulares, os sócios e os administradores das obrigações tributárias, previdenciárias ou trabalhistas apuradas antes ou depois do ato de extinção. Ou seja, a baixa resolve a situação cadastral perante a Junta Comercial e a Receita, mas não apaga responsabilidades. A baixa é um encerramento de registro, não uma quitação de obrigações.
Sobre as declarações não entregues somem ou a Receita pode lançar de ofício depois
Elas não somem. A Receita Federal mantém o histórico cadastral do CNPJ mesmo depois da baixa, e tem o prazo decadencial de cinco anos para constituir eventuais créditos tributários, contado normalmente a partir do primeiro dia do exercício seguinte àquele em que o lançamento poderia ter sido efetuado, conforme o artigo 173 do Código Tributário Nacional. Como não houve declaração de nenhum tributo apurado, esse prazo tende a seguir essa regra geral, e não a do artigo 150 parágrafo quarto, que se aplica a tributos sujeitos a lançamento por homologação quando há pagamento antecipado.
Além disso, existe uma distinção importante que costuma passar despercebida. As multas por atraso na entrega de DEFIS, PGDAS-D e DCTFWeb não são multas de tributo, são multas por descumprimento de obrigação acessória. Elas existem independentemente de ter havido movimento, faturamento ou imposto devido no período, porque a obrigação de declarar existe mesmo para quem está inativo. Então mesmo que o argumento do cliente seja de que não há imposto a pagar, a multa por atraso na entrega em si já é um débito que pode ser cobrado, e a Receita tem prazo para isso independentemente da baixa do CNPJ.
Na prática, o que costuma acontecer é o seguinte: a Receita processa a baixa cadastral, mas o CPF do titular fica registrado como responsável pelas pendências remanescentes daquele CNPJ. Passado algum tempo, é comum que a Receita identifique a omissão e notifique o titular pessoa física, podendo lançar de ofício as multas por atraso ou até arbitrar valores caso entenda que houve omissão de receita, o que aqui não parece ser o caso já que a empresa estava genuinamente inativa.
Sobre impedimento para abrir um MEI novo
Aqui está o ponto mais delicado, porque impacta diretamente o plano do cliente. Para abrir um novo MEI, o CPF do empreendedor precisa estar em situação regular perante a Receita Federal. Se ficarem pendências vinculadas ao titular pessoa física decorrentes desse CNPJ anterior, seja por débitos de multa por descumprimento de obrigação acessória, seja por eventual inscrição em Cadastro Informativo de Créditos não Quitados, isso pode gerar irregularidade cadastral no CPF dele e impedir ou dificultar a abertura do novo MEI, mesmo depois da baixa do CNPJ antigo já ter sido concluída.
Vale lembrar também que a inscrição inapta por omissão de declarações, se perdurar, pode levar a Receita a promover a baixa de ofício do CNPJ depois de um determinado período nessa situação, conforme os critérios da Instrução Normativa que trata do cadastro de pessoas jurídicas. Isso não impede a cobrança futura das pendências, apenas resolve a situação cadastral do CNPJ em si.
Recomendação prática
O mais seguro, e que costuma evitar dor de cabeça futura para o cliente, é fazer o levantamento de todas as declarações pendentes e avaliar a entrega delas como sem movimento, quando for o caso, antes de protocolar a baixa. Isso porque:
O PGDAS-D sem movimento não gera imposto, apenas eventual multa por atraso na entrega, que tem valor fixo relativamente baixo por competência quando não há tributo apurado.
O DEFIS também é declaração de informações, sem apuração de tributo, e a multa por atraso costuma ser bem inferior ao que muita gente imagina, especialmente quando a empresa está inativa.
A DCTFWeb, se não há fatos geradores de contribuição previdenciária ou de terceiros no período, pode ser transmitida como sem movimento, o que também limita a exposição a multa.
Regularizar essas obrigações antes da baixa costuma sair mais barato do que o risco de o titular ser cobrado pessoalmente depois, já com juros e sem a possibilidade de negociar eventuais reduções de multa que às vezes existem em programas de regularização.
Se o cliente realmente optar por dar baixa sem regularizar, é importante deixar registrado por escrito para ele que essa decisão não elimina o risco de cobrança futura em nome do CPF dele, e que isso pode inclusive travar a abertura do MEI novo caso a pendência gere irregularidade cadastral pessoal antes de ele conseguir revalidar sua situação junto à Receita.