Bom dia, Werbe,
Essa é uma situação bem comum e realmente traz um risco tanto para o cliente quanto para o trabalho do escritório, então vale a pena esclarecer bem os pontos envolvidos.
Primeiro, é importante deixar claro que a receita existe independentemente da emissão da nota fiscal. O fato gerador do tributo, no caso da prestação de serviços, ocorre com a execução do serviço, e não com a emissão do documento fiscal. Isso significa que o valor recebido na conta da empresa, referente a serviços prestados, precisa compor a receita bruta da empresa para fins de apuração no Simples Nacional, mesmo que a nota não tenha sido emitida. A ausência de nota fiscal não isenta a empresa de recolher os tributos correspondentes, ela apenas configura uma irregularidade fiscal que pode gerar autuação por parte do município (no caso do ISS) ou de outros órgãos fiscalizadores.
Sobre o lançamento contábil, o correto é reconhecer a receita com base nos documentos disponíveis, que nesse caso são os extratos bancários mostrando o recebimento. Você pode lançar a receita a débito de caixa ou bancos e a crédito de uma conta de receita de prestação de serviços, identificando de forma clara nas observações do lançamento que se refere a serviço prestado sem emissão de nota fiscal, para que fique documentada a origem da informação e a pendência existente. Isso é importante para resguardar o trabalho contábil, já que a responsabilidade pela emissão do documento fiscal é do próprio contribuinte, e não do contador.
Para o fechamento fiscal dentro do Simples Nacional, a receita apurada deve ser incluída no PGDAS-D no período de apuração correspondente, seguindo o regime de reconhecimento de receita que a empresa adotou, que pode ser regime de competência ou regime de caixa. Se a empresa optou pelo regime de competência, a receita deve ser considerada no mês em que o serviço foi prestado, mesmo que o recebimento tenha ocorrido em outro momento. Se optou pelo regime de caixa, a receita entra no mês do efetivo recebimento, que é justamente esse valor que caiu na conta. Como normalmente não existe nota fiscal para comprovar a data da prestação do serviço, o regime de caixa costuma ser o critério mais utilizado nesses casos, já que o recebimento bancário é o documento disponível para basear a apuração.
Vale reforçar ao cliente que essa prática de receber sem emitir nota fiscal representa um risco real. Em uma fiscalização, a diferença entre os valores recebidos e as notas emitidas pode ser interpretada como omissão de receita, o que gera autuação, multa e cobrança de tributos com juros sobre os valores não declarados corretamente na época devida. Além disso, dependendo do município, existe também a exigência de emissão de NFS-e para operações de prestação de serviços, e a falta de emissão pode gerar multa específica por descumprimento de obrigação acessória, independente do recolhimento do tributo em si.
O ideal é orientar o cliente a regularizar a emissão das notas fiscais referentes aos serviços já prestados, mesmo que de forma retroativa, para adequar a documentação fiscal à realidade financeira da empresa. Enquanto isso não ocorre, o trabalho contábil deve seguir com base nos extratos bancários, incluindo a receita na apuração do Simples Nacional para que pelo menos o recolhimento dos tributos esteja em dia, reduzindo o risco de autuação por omissão de receita. É recomendável também formalizar por escrito a orientação dada ao cliente sobre a necessidade de emissão das notas, para que o escritório tenha um registro de que cumpriu seu papel de orientar corretamente, ficando a responsabilidade pela irregularidade a cargo do próprio contribuinte.
