Bom dia, Mariele,
Vou responder as duas perguntas separadamente, pois envolvem aspectos distintos da sistemática do DIFAL.
Sobre a exigência da guia de recolhimento acompanhando a mercadoria
A regra geral, prevista no Convênio ICMS 236/2021, que atualmente disciplina o recolhimento do DIFAL nas operações interestaduais destinadas a consumidor final, contribuinte ou não contribuinte do ICMS, é que o recolhimento seja feito por operação, mediante GNRE, e que essa guia acompanhe o transporte da mercadoria junto com o DANFE. Isso porque, mesmo com toda a informatização do processo, muitos postos fiscais ainda condicionam a liberação da carga à exibição do comprovante de pagamento, já que a integração eletrônica entre os sistemas dos diferentes estados nem sempre permite uma consulta em tempo real com total confiabilidade, principalmente em rodovias com grande volume de tráfego.
No entanto, existem situações em que essa exigência é dispensada. A principal delas ocorre quando o contribuinte remetente possui inscrição estadual no cadastro de contribuintes do ICMS da unidade federada de destino. Nesse caso, o recolhimento do DIFAL não precisa ser feito operação a operação, podendo ser apurado e pago mensalmente, junto com o restante do ICMS devido, seguindo a sistemática normal de apuração daquele estado. Como o pagamento não está vinculado a uma nota fiscal específica, não há necessidade de a guia acompanhar a mercadoria em trânsito, e a fiscalização, se for o caso, se dá posteriormente, por meio de cruzamento de dados na escrituração fiscal do contribuinte.
Também é comum que empresas com regime especial concedido pela SEFAZ de destino, ou que operem como substitutas tributárias, tenham tratamento diferenciado quanto à forma e ao momento do recolhimento, o que também pode dispensar a exigência do comprovante físico em barreira fiscal.
Portanto, a resposta correta é que depende da situação cadastral e do regime de recolhimento do contribuinte remetente. Para a empresa que recolhe por operação e não possui inscrição estadual no destino, a exigência prática de que a guia acompanhe a mercadoria ainda prevalece na maioria dos estados, e o ideal é verificar o RICMS do estado de destino, já que cada unidade federada pode ter particularidades quanto a esse procedimento em suas barreiras fiscais.
Sobre a restituição de DIFAL pago em duplicidade
Sim, é plenamente possível pedir a restituição de valores pagos indevidamente ou a maior, com base no artigo 165 do Código Tributário Nacional, que garante o direito à restituição de tributo pago indevidamente, independentemente de qualquer protesto ou ressalva no momento do pagamento. O prazo para pleitear essa restituição é de cinco anos, contados da data do pagamento, conforme o artigo 168, inciso I, do CTN.
Como o DIFAL é uma modalidade de ICMS, de competência estadual, o procedimento de restituição segue a legislação e os trâmites administrativos do estado que recebeu o valor pago em duplicidade. Isso é importante porque, na sistemática de partilha do DIFAL, o valor pode ter sido destinado tanto ao estado de origem quanto ao estado de destino, dependendo do período em que a operação ocorreu e das regras de partilha vigentes na época, de modo que é necessário identificar corretamente para qual unidade federada o pedido deve ser direcionado.
Na prática, o contribuinte deve reunir a documentação que comprove o pagamento em duplicidade, como as guias GNRE recolhidas, o DANFE correspondente e um demonstrativo claro do erro, e protocolar um pedido de restituição junto à Secretaria de Fazenda competente, geralmente por meio do portal eletrônico da SEFAZ ou do sistema de atendimento virtual do estado, já que a maioria das unidades federadas já disponibiliza esse processo em meio digital. Cada estado tem sua própria denominação e rito para esse procedimento, então vale a pena consultar o regulamento do ICMS local para confirmar prazos, formulários e documentos exigidos.
Como alternativa à restituição em espécie, alguns estados permitem a compensação do valor pago indevidamente com débitos futuros de ICMS do próprio contribuinte, mas essa possibilidade não é automática como ocorre no âmbito federal com o PER/DCOMP. Em geral, a compensação de ICMS depende de autorização expressa do Fisco estadual e de previsão específica na legislação local, de modo que, na ausência dessa previsão, o caminho mais seguro costuma ser mesmo o pedido formal de restituição.