Bom dia, Kethelen,
Essa questão exige separar duas operações que na prática das assistências técnicas acabam se misturando, mas que têm tratamentos fiscais diferentes.
Quando a peça é destinada à revenda, a operação é uma venda comum de mercadoria. Nesse caso o CFOP utilizado é o 5.102 (venda dentro do estado) ou 6.102 (venda para outro estado), com a tributação do ICMS seguindo o regime normal da empresa: se a peça já tiver sido tributada por substituição tributária na entrada, usa-se o CST 060 (ou CSOSN 500 para optantes do Simples Nacional); se não houver ST, aplica-se a tributação própria do produto, com CST 000 ou o CSOSN correspondente ao regime de vocês.
Já quando a peça é aplicada no conserto de um produto em garantia, sem cobrança do cliente, a situação muda porque não existe uma venda no sentido tradicional, já que não há preço cobrado do destinatário. Ainda assim, houve saída física de mercadoria do estabelecimento e ela foi incorporada ao bem do cliente, o que obriga a emissão de nota fiscal para dar baixa da peça do estoque e documentar corretamente a operação. Como a tabela nacional de CFOP não prevê um código específico para peça aplicada em conserto em garantia, a prática adotada pela maioria das assistências técnicas, e aceita pelo Fisco gaúcho, é usar o CFOP 5.949 (operação dentro do Rio Grande do Sul) ou 6.949 (se o cliente estiver em outro estado), que corresponde a outra saída de mercadoria não especificada. No campo de informações complementares da nota vale descrever claramente a natureza da operação, algo como "saída de peça aplicada em conserto de produto em garantia, sem ônus para o destinatário, por conta do fabricante [nome e CNPJ]".
Quanto à tributação, mesmo sem cobrança do cliente, a saída da peça continua sujeita à incidência normal do ICMS, porque o fato gerador é a circulação da mercadoria e não o recebimento do preço. O CST ou CSOSN segue a mesma lógica da revenda: se a peça entrou com substituição tributária, mantém-se o CST 060 ou CSOSN 500; caso contrário, aplica-se a tributação própria do produto. Não existe uma isenção genérica para operações em garantia; eventual benefício fiscal só vale se estiver previsto expressamente na legislação do Rio Grande do Sul para aquele produto específico, o que precisa ser conferido caso a caso.
Sobre o destinatário da nota, ela deve ser emitida em nome do cliente final, e não do fabricante, porque é o bem do cliente que recebe fisicamente a peça e é ele quem figura como destinatário da operação de saída. O fabricante não participa da circulação da mercadoria nesse momento; ele apenas ressarce a assistência técnica pelo custo da peça e da mão de obra por mecanismos comerciais próprios, como nota de reembolso, crédito em conta corrente ou relatório de garantia, que não substituem a nota fiscal de saída para o cliente.
Um ponto importante a conferir é a forma como as peças chegam até vocês. Se são compradas normalmente e entram no estoque da assistência técnica, o fluxo é o que descrevi acima. Mas se o fabricante remete as peças em comodato ou consignação, transferindo a propriedade apenas no momento da aplicação em garantia, o fluxo de entrada muda, com CFOP próprio de remessa em consignação, e isso pode alterar também o CFOP de saída. Vale confirmar qual desses modelos está previsto no contrato de credenciamento de vocês antes de fixar a rotina.
Como essa operação tem baixa padronização entre os estados e pode variar conforme o produto e o contrato com o fabricante, o caminho mais seguro para ter segurança jurídica total é formalizar uma Consulta Tributária junto à Receita Estadual do Rio Grande do Sul, descrevendo exatamente o fluxo de recebimento e aplicação das peças. A resposta da consulta tem efeito vinculante para o caso concreto de vocês e evita autuações por divergência de interpretação.