Olá Suelem. Bom dia.
Como o seu cliente já pagou e se recusa terminavelmente a cooperar com a substituição ou cancelamento da nota (o que seria o cenário ideal), você não pode ficar de mãos atadas. A premissa básica que você deve ter em mente é: a realidade dos fatos e o recolhimento correto dos tributos prevalecem sobre o erro formal da nota.
Se a retenção correta das contribuições federais (PIS/COFINS/CSLL — a retenção na fonte do art. 30 da Lei 10.833/2003) deveria ser de $ 16.123,50, mas na nota constou $ 26.300,15, precisamos olhar para o que aconteceu no momento do pagamento financeiro:
Cenário A (O cliente pagou o valor líquido correto): Se o cliente ignorou o erro da nota e te pagou o valor líquido considerando a retenção correta ($ 16.123,50), o financeiro está casado com o contrato. O erro ficou restrito ao "papel" da nota fiscal.
Cenário B (O cliente reteve a maior fisicamente): Se o cliente seguiu a nota ao pé da letra, reteve os $ 26.300,15 e te pagou a menor, ele recolherá para a Receita Federal um valor superior ao que a legislação exige.
Para que isso não dê problema para a sua empresa perante o Fisco, você deve garantir que a sua escrituração fiscal e contábil reflita a realidade correta, e não o erro da nota.
Passo 1: Formalize a recusa do cliente
Guie-se por evidências. Envie um e-mail formal para o cliente explicando o erro de preenchimento, informando os valores corretos e solicitando a substituição. Se ele responder recusando, guarde esse histórico de e-mails. Isso serve como prova de boa-fé em uma eventual fiscalização, demonstrando que você tentou corrigir o documento fiscal.
Passo 2: Apuração e Declaração (DCTF / EFD-Contribuições)
Você não deve tributar ou informar os valores errados para o seu lado da apuração se o pagamento foi feito sobre a base real.
Você vai escriturar a sua receita pelo valor real dos serviços.
Na hora de deduzir o imposto retido na fonte na sua DCTF/EFD, você só poderá compensar/deduzir o valor que efetivamente foi retido e recolhido pelo cliente (informado no comprovante de retenção anual que ele te fornecerá).
Atenção: Se o cliente recolheu a maior (Cenário B), você tem o direito de deduzir o valor retido, mas o ideal é deduzir o teto do que era devido legalmente. Se optar por deduzir o valor cheio que ele reteve a maior, sua DCTF precisa estar perfeitamente amarrada com o CNPJ dele e com o DARF que ele recolheu, para evitar malha fina.
Passo 3: Carta de Correção Eletrônica (CC-e) — Uma alternativa limitada
Verifique junto à prefeitura onde a nota de serviço foi emitida se o sistema permite a emissão de uma Carta de Correção Eletrônica (CC-e) para o campo de "Retenções" ou "Informações Complementares".
Nota: Muitas legislações municipais não permitem alterar valores de impostos por CC-e. Porém, se o sistema da sua prefeitura aceitar uma CC-e para retificar o campo de observações ou dados adicionais, faça-a detalhando os valores corretos. Isso não exige que o cliente faça nada e altera o espelho da nota no sistema.
3. Vai dar problema para vocês?
Se vocês agirem de forma transparente na escrituração, não. O Fisco cruza as informações. O maior risco de "malha fina" ocorre quando há divergência entre o que você declara que foi retido e o que o seu cliente declara na DIRF dele (e recolhe via DARF).
Se o cliente declarar na DIRF que reteve os $ 26.300,15 (porque seguiu a nota errada) e você declarar que a retenção correta era $ 16.123,50, o sistema da Receita Federal vai apontar divergência.
Por isso, o fechamento do Comprovante de Rendimentos Pagos e Retidos na Fonte que esse cliente vai te enviar no final do ano (ou disponibilizar) será o documento crucial. O valor que constar ali é o que precisará ser replicado na sua contabilidade para bater com o banco de dados da Receita.
Infelizmente, como o cliente travou o processo, a nota fiscal física/eletrônica vai ficar com essa mancha. Porém, a nota fiscal é apenas o veículo da informação; o que manda para o fisco é o tributo apurado e recolhido corretamente.
Garanta que sua contabilidade registre o faturamento real, guarde a prova de que o cliente recusou a correção e, no encerramento do período, amarre os valores com o comprovante de retenção que o cliente emitir. Se ele recolheu a maior por teimosia, o problema de explicar o indébito ou pedir restituição/percomp do saldo excedente passa a ser majoritariamente dele, e não seu.
Espero ter ajudado.
