Boa notícia (e acho que é isso que está te confundindo): a GFIP "sem movimento" não existe mais desde março de 2024. Com a implantação do FGTS Digital, essa obrigação foi substituída, e a utilização de GFIP "Sem movimento" não é mais necessária para justificar ausência de remunerações a partir de março de 2024. Hoje isso é feito dentro do eSocial, através dos eventos S-1000 e S-1299.
O que mudou na prática
A empresa sem movimento agora precisa enviar a informação de "sem movimentação" sempre no primeiro mês da obrigatoriedade dos eventos periódicos no eSocial e sempre em janeiro de cada ano, caso a situação sem movimento continue, através dos eventos S-1000 (Informações do contribuinte) e S-1299 (Fechamento dos Eventos Periódicos).
Meu conselho:
Enviar todos os meses a DCTFWeb sem movimento para não gerar multas e evitar transtornos.
Como você, como contador, faz isso com seu próprio certificado
Se você vai assinar em nome do cliente com o seu certificado (e não o da empresa), o ponto-chave é a procuração eletrônica: a forma mais recomendada e juridicamente segura de delegar acesso ao contador é através da Procuração Eletrônica no e-CAC, definindo quais serviços ele poderá acessar e em nome de quem. Isso é o que permite que você use seu próprio certificado agindo pelo CNPJ do cliente
Cadastre a procuração eletrônica: O cliente (outorgante) precisa cadastrar a procuração no e-CAC (cav.receita.fazenda.gov.br), acessando com o certificado digital da empresa dele, indicando você (ou o CNPJ do seu escritório) como procurador e marcando a permissão para o eSocial. Sem isso, seu certificado não consegue assinar em nome da empresa.
Um detalhe importante pelo grupo da empresa: se o cliente for do grupo 3 (Simples Nacional/MEI, sem certificado digital nem procuração), existe a possibilidade de enviar pelo portal com código de acesso, sem precisar de certificado. Mas se for grupo 1, grupo 2, ou grupo 3 no lucro presumido, aí sim precisa de certificado digital ou procuração para acessar direto no portal.
Vale ficar de olho também nisso: a partir de 2026, o eSocial vai passar a exigir certificado digital no novo padrão V5 ICP-Brasil tipo A1, seguindo resolução do Comitê Gestor da ICP-Brasil, o cronograma definitivo ainda não foi publicado, então vale acompanhar se seu certificado atual vai precisar ser trocado.
