Bom dia, Sabrina
Esta é uma situação bem específica e merece atenção cuidadosa, porque envolve ao mesmo tempo o regime de caixa do Simples Nacional, a lógica operacional das escolas públicas e a escolha correta dos CFOPs.
Vamos por partes.
O que está acontecendo na prática
O cliente entrega a mercadoria, emite a NF-e de venda normalmente, mas a escola exige que a nota fiscal tenha a data do pagamento, que ocorre depois. Então ele faz um estorno da nota original e, quando recebe o pagamento, emite uma nova nota. O detalhe importante que você apontou é que essa segunda nota não é uma devolução, pois a mercadoria já foi entregue e não retorna. É uma reemissão por exigência do tomador.
Sobre o CFOP 5.922 e 5.117
O CFOP 5.922 é destinado a lançamentos de ajuste, anulação de valores ou outras situações que não se enquadram nos demais CFOPs. Ele é usado aqui para anular a nota original sem caracterizar uma devolução de mercadoria, o que faz sentido dado que o produto não voltou ao estoque. Já o CFOP 5.117 é usado para venda de mercadoria adquirida ou recebida de terceiros, destinada a não contribuinte. A lógica seria tributar o DAS somente no momento do recebimento, que é coerente com a apuração pelo regime de caixa.
Está correto? Há ressalvas importantes
Do ponto de vista da intenção, a lógica é defensável dentro do regime de caixa, pois o Simples Nacional permite que o contribuinte reconheça a receita no momento do recebimento, não da emissão da nota. Isso está previsto na Resolução CGSN 140/2018, artigos 16 a 19.
No entanto, há pontos que precisam de atenção. O primeiro é que o estorno via 5.922 seguido de reemissão com 5.117 é uma prática que não tem um respaldo normativo explícito e consolidado para essa situação específica. Ela é adotada por muitos escritórios como solução prática, mas não é uma orientação oficial da Receita Federal ou do CGSN.
O segundo ponto é o risco fiscal na SEFAZ estadual. A emissão de uma nota de ajuste sem que haja retorno físico da mercadoria pode chamar atenção em uma eventual auditoria. A chave de acesso da nota original fica no sistema e o auditor pode questionar a sequência de eventos.
O terceiro ponto é que o CFOP 5.117 pressupõe venda de mercadoria adquirida de terceiros para não contribuinte do ICMS. As escolas estaduais e municipais são em geral não contribuintes, então esse ponto tende a estar correto, mas vale confirmar caso a caso.
O que outros escritórios costumam fazer
Há profissionais que orientam o cliente a emitir a NF-e com a data da entrega normalmente e controlar o regime de caixa apenas na apuração do DAS, sem fazer o estorno. Isso seria mais simples do ponto de vista documental, mas aí é preciso garantir que a apuração no PGDAS-D esteja corretamente refletindo o regime de caixa, excluindo os valores ainda não recebidos.
Outros usam exatamente o fluxo que você descreveu, e é uma prática relativamente difundida para atender essa exigência das escolas públicas.
Recomendação prática
Vale considerar dois caminhos adicionais. O primeiro é verificar se a escola aceitaria uma nota com data futura condicionada à emissão de empenho, o que evitaria o estorno. O segundo é consultar formalmente a SEFAZ do estado de origem do cliente sobre a melhor forma de operacionalizar esse fluxo, especialmente quanto ao uso do 5.922 sem retorno físico de mercadoria.
O procedimento que vocês adotam tem lógica e é utilizado na prática, mas como não tem um respaldo normativo expresso, é importante que o cliente esteja ciente do risco e que o dossier de cada operação esteja bem documentado, com o comprovante de entrega, o documento de empenho da escola e o comprovante de pagamento, para sustentar a operação em caso de questionamento.
