Bom dia, Valeria
Essa situação envolve um fluxo bastante específico que merece atenção tanto do ponto de vista fiscal quanto contábil. Vamos entender cada etapa do que foi descrito e as implicações de cada uma.
O que está acontecendo na prática
A filial produz mercadorias e as transfere para a matriz. Depois, a matriz faz uma devolução dessas mesmas mercadorias para a filial. Por fim, a filial realiza o faturamento para o cliente, mas a mercadoria já havia sido enviada fisicamente ao cliente antes, diretamente pela matriz.
Esse tipo de operação gera uma série de questões que precisam ser tratadas com cuidado.
Transferência entre estabelecimentos da mesma empresa
A transferência de mercadorias entre filial e matriz, mesmo que pertençam ao mesmo CNPJ raiz, são tratadas fiscalmente como operações entre estabelecimentos distintos. Isso significa que é necessária a emissão de Nota Fiscal de transferência em cada movimentação, tanto no envio da filial para a matriz quanto na devolução da matriz para a filial.
Essa NF de transferência não é uma venda, mas ainda assim precisa refletir o valor correto da mercadoria e cumprir as obrigações acessórias normais, incluindo o CFOP correto para transferência entre estabelecimentos do mesmo titular. Em operações internas, o CFOP utilizado geralmente é 5.152 (transferência de produção própria, dentro do estado) ou 6.152 (interestadual). Para a devolução da matriz à filial, os CFOPs são 5.201 ou 6.201, dependendo do estado.
O problema do faturamento sem mercadoria em estoque
O ponto mais delicado dessa situação é que no momento em que a filial vai faturar, a mercadoria já foi entregue ao cliente. Isso cria uma inconsistência entre o fluxo fiscal e o fluxo físico da mercadoria.
Fiscalmente, a regra geral é que a Nota Fiscal deve acompanhar a mercadoria no momento do trânsito. Se a mercadoria saiu da matriz diretamente para o cliente sem a NF de venda correspondente, essa situação configura circulação de mercadoria sem documento fiscal, o que é uma irregularidade grave perante o Fisco estadual, podendo gerar autuação, apreensão retroativa e multas.
Como regularizar e como proceder corretamente
O ideal é que o fluxo físico e o fluxo documental andem juntos. A sequência correta deveria ser:
Primeiro, a filial emite NF de transferência para a matriz. Depois, se a intenção é que a filial fature, a devolução da matriz para a filial precisa ser documentada antes da saída da mercadoria para o cliente. Por fim, a filial emite a NF de venda para o cliente, e é essa nota que deve acompanhar a entrega.
Se o despacho já ocorreu sem a NF de venda, a orientação geral é regularizar a situação com o apoio de um contador ou advogado tributarista, verificando se o estado admite a emissão de NF complementar ou algum procedimento de regularização. Cada estado tem legislação própria no âmbito do ICMS e pode haver variação nos procedimentos.
Atenção ao ICMS na transferência
Depois da decisão do STF na ADC 49 e com a regulamentação trazida pela Lei Complementar 204/2023, a transferência entre estabelecimentos do mesmo contribuinte não gera mais obrigação de recolhimento do ICMS, mas o crédito pode ser transferido. Isso precisa ser observado tanto na emissão da NF de transferência quanto na de devolução, para não haver perda de crédito ou dupla tributação.
Resumindo o que fazer daqui para frente
Para evitar esse tipo de problema nas próximas operações, o recomendado é que o faturamento ao cliente seja feito pelo estabelecimento que vai efetivamente despachar a mercadoria, ou que toda a cadeia documental esteja concluída antes de a mercadoria sair fisicamente. Se houver necessidade operacional de a mercadoria sair da matriz direto para o cliente com faturamento pela filial, isso pode ser feito por meio de uma operação triangular com emissão de NF pelo remetente (matriz) por conta e ordem da filial, mas essa operação tem regras específicas e exige atenção ao CFOP e ao campo de informações complementares da nota.
Para a situação já ocorrida, o melhor caminho é buscar orientação com um profissional que possa verificar a legislação do estado envolvido e indicar o procedimento correto de regularização.
