Olá Ana Paula. Bom dia.
Essa é uma situação bem específica e que costuma travar muitos profissionais. Esse travamento acontece porque o sistema do PGDAS-D e da DEFIS entende que, se a empresa foi excluída do Simples Nacional em janeiro de 2025, ela não tem direito de transmitir declarações como optante a partir daquela data, a menos que haja uma contestação em andamento.
Quando você tenta forçar a entrega no sistema do Simples, a plataforma exige o número do processo justamente porque a única hipótese legal para um "não optante" transmitir o PGDAS-D/DEFIS é se ele estiver disputando administrativamente a sua reinclusão. Como você usou o número da intimação, o sistema travou adiante por não localizar esse processo nos bancos de dados integrados (como o COMPROT).
Para resolver o problema do seu cliente, o caminho técnico correto depende do período que você está tentando declarar.
1. Para as declarações de 2022 a 2024 (Período em que ele era MEI/Simples)
Se o objetivo é transmitir o passado que ficou para trás sem movimento, o PGDAS-D e a DEFIS não são os sistemas corretos.
Como ele era MEI até janeiro de 2025, toda a obrigação acessória desse período deve ser entregue por dentro do sistema do SIMEI, e não no PGDAS-D de Microempresa:
Você deve acessar o Portal do Empreendedor ou o ambiente do SIMEI no portal do Simples Nacional.
Transmita as DASN-SIMEI (Declaração Anual do MEI) relativas aos anos de 2022, 2023 e 2024.
Como o cliente estava sem movimentação, essas declarações serão transmitidas como "Inapta/Sem movimento" (zeradas). O sistema do SIMEI não vai te pedir número de processo administrativo para esses anos, pois ele constava como optante regular naquela época.
2. Para as declarações a partir de Janeiro de 2025 (Pós-Exclusão)
A partir do momento em que o cliente foi excluído do Simples Nacional em janeiro de 2025, ele deixou de ser MEI e deixou de ser Simples Nacional. Automaticamente, a empresa foi migrada para o regime de Lucro Presumido (regime geral).
Portanto, para o ano-calendário de 2025 em diante, você não deve entregar PGDAS-D nem DEFIS. É por isso que o sistema rejeita a entrega e pede o processo. A partir de 2025, as obrigações de regime geral passam a ser devidas, mesmo a empresa estando sem movimento:
DCTF Mensal (ou Web): Deve ser entregue a DCTF na condição de "Sem Movimento" relativa ao mês de janeiro de cada ano (o que dispensa a entrega dos meses subsequentes se continuar zerada).
EFD Contribuições e EFD ICMS/IPI: Verificar a dispensa de entrega para empresas sem movimento de acordo com a legislação do estado do Rio de Janeiro e as regras federais.
ECF (Escrituração Contábil Fiscal): Entregar a declaração anual do Lucro Presumido como imune/isenta ou sem movimento no ano seguinte.
O erro comum: Tentar regularizar uma empresa que foi excluída do Simples enviando guias do Simples. Uma vez fora do regime, as obrigações mudam de nome e de sistema.
Como proceder com o órgão e dar andamento?
Como você mencionou que o cliente foi excluído por débitos pendentes e o sistema COMPROT está zerado, significa que não existe e nunca existiu uma contestação administrativa. O cliente simplesmente aceitou a exclusão (ou perdeu o prazo de regularização).
Se o objetivo é colocar a empresa de volta no Simples Nacional, o prazo para fazer isso em 2026 já encerrou (o período de opção foi até o último dia útil de janeiro de 2026). Para resolver a situação atual do CNPJ, siga estes passos:
Passo 1: Regularizar os Débitos Antigos (Geradores da Exclusão)
Acesse o e-CAC da Receita Federal utilizando o código de acesso ou o Gov.br do cliente (perfil PJ). Vá em Situação Fiscal e puxe o relatório de pendências. Os débitos do período em que ele era MEI estarão listados lá. Realize o pagamento à vista ou solicite um Parcelamento do MEI diretamente no portal para limpar o nome da empresa.
Passo 2: Entrar em contato com a Receita Federal (Se necessário)
Caso encontre alguma inconsistência cadastral impeditiva que o e-CAC não resolva sozinho, o atendimento da Receita Federal para o Simples Nacional deve ser acionado por meio de Processo Digital (Chat ou Dossiê de Atendimento):
No e-CAC, clique em "Processos Digitais" (SEO/E-Processo).
Selecione "Solicitar serviço via processo digital".
Escolha a área "Simples Nacional e MEI" e o serviço correspondente à regularização ou divergência de exclusão.
Por ali, você consegue anexar documentos e petições diretamente para a equipe de retaguarda da Receita analisar, sem precisar ir a uma agência física.
Se as declarações passadas (2022-2024) forem entregues via DASN-SIMEI e as obrigações de 2025 forem tratadas sob a ótica do Lucro Presumido Sem Movimento, o CNPJ voltará a ficar regularizado e apto para solicitar o reenquadramento no Simples Nacional em janeiro de 2027.
Espero ter ajudado.