Olá William, tudo bem?
Se o cliente desistiu da abertura da empresa, é importante entender em qual etapa o processo parou. Abaixo estão os cenários possíveis e como agir em cada um:
Se parou na Viabilidade (etapa inicial):
Nada precisa ser feito. A viabilidade é apenas uma consulta de endereço e nome. Se ela não foi usada para dar andamento ao DBE (coletor), não gera nenhuma obrigação. Alguns sites também tem a opção de cancelar a viabilidade, pode cancelar também…Se foi feito o DBE (Coletor Nacional), mas não assinado ou enviado:
Também não é obrigatório cancelar.
O DBE tem uma certa validade, mas se não for assinado e transmitido à Receita, será automaticamente desconsiderado após esse prazo.Se o DBE foi assinado e enviado, mas a Junta Comercial ainda não deferiu:
Pode tentar cancelar o DBE, se ainda estiver no prazo e sem tramitação avançada.
Caso já tenha sido protocolado na Junta, é possível tentar solicitar a desistência do processo junto à Junta Comercial (algumas aceitam um requerimento simples).
Outra opção é apenas não concluir a etapa restante, mas com atenção: se a Junta deferir a abertura, o CNPJ será gerado e haverá obrigações fiscais.Se o CNPJ já foi gerado:
A empresa já existe legalmente.
Nesse caso, é necessário dar baixa oficial no CNPJ pela Junta Comercial, entregar a declaração de extinção (como o DBE de baixa), e encerrar as obrigações fiscais, mesmo que não tenha tido movimentação (como DCTFWeb, EFD-Reinf, DEFIS ou DASN-SIMEI, dependendo do regime tributário).
Por fim, é sempre recomendável manter um registro formal da desistência por parte do cliente, como um e-mail, proposta assinada ou aditivo contratual, para resguardar sua responsabilidade como contador.
Espero ter ajudado!