Olá, @Monica Regina Wanderley Rocha
O responsável ou administrador da empresa não precisa, necessariamente, integrar o quadro societário como cotista ou acionista para desempenhar suas funções. A formalização do vínculo pode ser realizada diretamente no contrato social, por meio de uma cláusula que contempla sua nomeação, garantindo plena conformidade com as exigências legais e regulamentares.
Contudo, é necessário verificar as diretrizes do conselho profissional competente, pois, em alguns casos, podem existir critérios adicionais que restrinjam ou condicionem a designação de responsáveis técnicos que não possuam vínculo societário. Para evitar divergências ou avaliações administrativas, é altamente recomendável consultar.
Além disso, deixo também anexo um arquivo que pode te auxiliar nesse processo e um o link que trato sobre o tema relacionado a sua dúvida.
Espero ter ajudado, e sucesso na sua jornada.
Fonte de pesquisa: https://suporte.contabilizei.com.br/hc/pt-br/articles/360000231650-Atividades-Regulamentadas