Boa pergunta, e sua intuição sobre o MEI está certa. O raciocínio já pensando na sua atuação como contador e como consultor desse cliente.
Por que não pode ser MEI
Dois motivos que se somam:
CNAE vetado: desenvolvimento e licenciamento de software (inclusive apps) é considerado atividade intelectual e não consta na lista de ocupações permitidas ao MEI (Anexo XI da Resolução CGSN 140/2018). Os CNAEs típicos — 6201-5/01 (desenvolvimento customizável), 6203-1/00 (licenciamento não customizável) — estão fora da lista.
Limite de faturamento: mesmo se o CNAE fosse permitido, o teto do MEI é R$ 81.000/ano, incompatível com um modelo de assinaturas + exportação que tende a crescer rápido.
Tipo societário
Para um único sócio, a estrutura mais indicada normalmente é a Sociedade Limitada Unipessoal (SLU), permite CNPJ próprio, responsabilidade limitada e enquadramento no Simples desde o início, sem precisar de sócio "fictício". Se houver mais de um sócio (ex.: co-fundador, investidor), aí é Ltda. tradicional (contrato social com cláusulas de quotas, pró-labore, distribuição de lucro etc.).
Sim, pode ser Simples Nacional, com atenção ao Anexo/Fator R
Pode optar pelo Simples desde que fature até R$ 4.800.000,00 milhões/ano (receita interna), e há um limite adicional de R$ 4.800.000,00 milhões só para exportação, ou seja, mercado interno e exportação são contados separadamente para fins de permanência no regime.
O ponto que vai pesar no seu planejamento tributário é o Fator R:
Se folha de pagamento (salários + pró-labore + encargos, últimos 12 meses) ≥ 28% da receita bruta (12 meses) → Anexo III (alíquota inicial de 6%).
Se < 28% → Anexo V (alíquota inicial de 15,5%).
Para uma empresa de software em fase inicial, sem folha robusta, é comum começar no Anexo V e a diferença de carga é grande (quase 10 pontos percentuais na primeira faixa). Vale simular cenários de pró-labore/contratações para verificar se dá para migrar para o Anexo III, isso costuma ser a maior alavanca de economia legal nesse tipo de negócio.
Exportação (venda internacional do app)
Alguns pontos específicos que vão aparecer na prática:
A receita de exportação de serviços não entra no sublimite estadual/municipal (hoje R$ 3,6 milhões), mas entra no limite geral de permanência no Simples.
Há isenção de ISS na exportação de serviços, desde que o resultado do serviço se verifique efetivamente no exterior (Parecer Normativo COSIT nº 1/2018 é a referência usada para caracterizar isso, cuidado com contratos que preveem uso/consumo do serviço ainda no Brasil, o que descaracterizaria a exportação).
Vai precisar de NFS-e de exportação com o destaque da isenção, e organização documental (contratos, comprovantes de recebimento em moeda estrangeira, registros no Bacen quando aplicável) para sustentar a isenção em fiscalização.
Um ponto que não pode faltar no seu parecer: Reforma Tributária (IBS/CBS)
Como contador, vale alertar o cliente que a LC 214/2025 já está em transição, CBS/IBS vão gradualmente substituir PIS/COFINS e ISS/ICMS, inclusive dentro do Simples Nacional, com cronograma que se estende até o final da década. Isso significa que o enquadramento e a economia tributária que você desenhar hoje precisam ser revisados periodicamente, já que a lógica de exportação (hoje isenta de ISS) tende a manter tratamento favorecido no novo sistema (exportações costumam ser desoneradas em modelos de IVA), mas os percentuais efetivos dentro do Simples ainda estão sendo calibrados ano a ano.
Dois pontos extra-tributários que vale mencionar ao cliente
CDC (cancelamento de assinatura): Há tramitação avançada na Câmara para exigir que o cancelamento seja tão fácil quanto a contratação, com aviso prévio em renovações automáticas ≥ 12 meses. Já é boa prática documentar isso no fluxo do app desde já.
LGPD: Por processar dados de usuários para cobrança recorrente, o cliente precisa de base legal e política de privacidade adequadas isso não é tributário, mas costuma aparecer em due diligence ou em disputas com usuários.