Olá Andreele
Na transição da Auditoria Externa para o BPO Financeiro, é importante separar claramente o que é sistema operacional do cliente e o que é sistema financeiro do BPO. No caso da ótica, o sistema específico que ela já utiliza deve ser mantido para vendas, estoque e emissão de notas, pois ele atende bem à operação do varejo. O problema da conciliação bancária ocorre porque esse tipo de sistema normalmente não é preparado para integração financeira; por isso, o caminho mais eficiente é não insistir em fazer o financeiro dentro dele. O ideal é criar um ambiente financeiro paralelo, em um sistema próprio de BPO, importar os extratos bancários (OFX/CSV) e trabalhar a conciliação por exceção ou por totais diários e meios de pagamento, reduzindo drasticamente o tempo gasto e aumentando a confiabilidade das informações.
Não é recomendável obrigar o cliente a trocar de sistema apenas para atender ao BPO. A troca só deve ser sugerida quando o sistema atual comprometer seriamente a qualidade das informações financeiras ou quando o cliente buscar um nível maior de gestão e relatórios. Em relação à cobrança, o modelo por nota fiscal funciona bem para prestadores de serviço, mas não é adequado para varejo, como óticas, que emitem grande volume diário de notas. Para esse perfil, o mais correto é cobrar um valor mensal fixo, definido por faixa de faturamento, complexidade operacional ou um modelo híbrido, com valor fixo mais projetos pontuais.
Espero ter ajudado.