A legislação não mudou. O que costuma falhar é o cruzamento automático do sistema, e isso tem sido relatado com frequência por colegas. A obrigação de excluir continua sendo da empresa, mesmo quando o sistema não age.
O que diz a norma
Pelo art. 74 da Resolução CGSN 140/2018 (base no art. 30, § 3º, da LC 123/2006), a alteração de dados no CNPJ informada pela ME ou EPP à RFB equivale à comunicação obrigatória de exclusão do Simples Nacional. As hipóteses incluem inclusão de atividade econômica vedada, inclusão de sócio pessoa jurídica, inclusão de sócio domiciliado no exterior, cisão parcial ou extinção da empresa. A vedação ao sócio PJ está no art. 3º, § 4º, I, da LC 123. Na teoria, ao dar entrada na alteração do CNPJ, o sistema da Receita deveria reconhecer o ato impeditivo e excluir a empresa automaticamente, mas na prática isso nem sempre ocorre.
A ausência de exclusão automática não convalida nada. A jurisprudência segue essa linha: registros cadastrais, declarações transmitidas e recolhimentos feitos pelo regime simplificado têm natureza formal e não convalidam impedimento material preexistente. A Receita pode excluir de ofício depois (art. 29 da LC 123), com efeitos retroativos e multa.
Possíveis motivos de o sistema não ter excluído
No caso do CNAE, verifique se o código incluído está no Anexo VI da Res. CGSN 140, que lista os CNAEs exclusivamente impeditivos. Se ele estiver no Anexo VII, que lista os CNAEs ambíguos (com atividades permitidas e vedadas no mesmo código), o sistema não exclui automaticamente. Mesmo assim, se a atividade exercida for de fato a vedada, a exclusão é devida.
No caso do sócio PJ, vale conferir se o QSA foi efetivamente atualizado no CNPJ pelo evento correto na REDESIM. Às vezes o arquivamento ocorre na Junta e o QSA da Receita não reflete a alteração da forma que dispara a regra.
Como pedir a exclusão fora do prazo
Acesse o Portal do Simples Nacional com certificado digital, em "Simples – Serviços > Opção > Solicitação de Exclusão" (exclusão por comunicação). Escolha o motivo de comunicação obrigatória por vedação e informe a data da ocorrência, que é a data da alteração contratual ou cadastral.
Se o aplicativo não aceitar a data retroativa, abra um processo digital no e-CAC solicitando a exclusão com efeitos a partir da data correta. Anexe a alteração contratual registrada, o comprovante do CNPJ com o QSA ou CNAE e o requerimento fundamentado no art. 30, II e § 3º, da LC 123 c/c art. 74 da Res. CGSN 140.
Os efeitos valem, em regra, a partir do mês seguinte ao da ocorrência (art. 31, II, da LC 123). Confira o parágrafo único do art. 74 da Res. 140 para a regra específica de cada hipótese.
Consequências a dimensionar com o cliente
A comunicação fora do prazo gera multa do art. 36 da LC 123: 10% dos tributos devidos pelo Simples no mês anterior ao início dos efeitos da exclusão, com mínimo de R$ 200,00 e sem redução.
Desde a data dos efeitos, a empresa fica no regime normal, Lucro Presumido ou Real (art. 32). Isso exige:
Recalcular IRPJ, CSLL, PIS, COFINS, IPI, ICMS e ISS, com acréscimos;
Retificar os PGDAS-D e pedir restituição ou compensação dos DAS pagos, em vez de simplesmente abandoná-los;
Transmitir DCTFWeb, EFD-Contribuições, EFD ICMS/IPI, ECD e ECF;
Refazer a folha, com CPP patronal de 20,00% e RAT/terceiros.
Se a empresa regularizar antes de qualquer procedimento fiscal, cabe sustentar a denúncia espontânea (art. 138 do CTN) para afastar a multa de mora sobre tributos não declarados.
Há também um ponto de planejamento. Sair do Simples agora coloca a empresa já em 2027 no regime regular de CBS/IBS, o que pode exigir conversa com o cliente sobre o impacto na precificação e nos créditos.
No caso do CNAE, se a atividade vedada nunca foi exercida e a inclusão foi um erro, uma alternativa é retificar o cadastro e documentar bem que ela não foi exercida. O risco de exclusão de ofício permanece, porque a lei considera a própria inclusão no CNPJ como comunicação.