Boa tarde, Sandra,
Boa pergunta, e é um caso bem comum na prática contábil. Quando o empresário era MEI e foi desenquadrado para o Lucro Presumido, o CNPJ continua sendo o mesmo, apenas o regime tributário muda. Por isso, a baixa desse CNPJ segue o caminho normal de encerramento de uma empresa, mas com alguns cuidados específicos por conta dessa transição.
O primeiro passo é verificar a situação cadastral da empresa na Junta Comercial do estado onde ela está registrada. Após o desenquadramento do MEI, a empresa passa a ser tratada como um Empresário Individual comum, e é nessa condição que o encerramento precisa ser feito.
O processo de baixa, de forma geral, segue esta ordem:
Você começa pelo encerramento contábil e fiscal, que significa quitar ou regularizar todas as obrigações pendentes. Isso inclui verificar se há débitos em aberto no Simples Nacional (referentes ao período em que era MEI), apurar e recolher os impostos devidos já sob o Lucro Presumido, e certificar que todas as declarações obrigatórias foram entregues, como a ECF, a EFD-Contribuições e o PGDAS-D do período em que ainda era MEI.
Depois disso, a baixa em si acontece em três frentes principais de forma simultânea ou sequencial, dependendo do estado.
Na esfera federal, o encerramento é feito pelo Portal de Serviços da Receita Federal, por meio do aplicativo de baixa de CNPJ, onde você informa a data de encerramento das atividades. A Receita Federal tem uma regra importante aqui: o empresário pode solicitar a baixa mesmo com débitos em aberto, e a responsabilidade pelos débitos permanece com o titular, mas a baixa não é impedida por isso.
Na esfera estadual, caso a empresa tenha inscrição estadual ativa, é necessário dar baixa na Secretaria de Fazenda do estado. Cada estado tem seu próprio procedimento, mas em geral exige a entrega de uma declaração final de apuração do ICMS, caso a atividade fosse sujeita a esse imposto.
Na Junta Comercial, é necessário protocolar o distrato ou o requerimento de baixa do empresário individual, com a documentação exigida pelo órgão, que normalmente inclui o requerimento padrão, documento de identidade e comprovante de regularidade fiscal em alguns estados.
Por fim, se houver inscrição municipal, o encerramento na prefeitura também precisa ser feito, especialmente para baixar o alvará de funcionamento e encerrar qualquer obrigação relacionada ao ISS.
Um ponto que merece atenção especial nesse caso é o período de transição entre o MEI e o Lucro Presumido. É fundamental identificar exatamente a data do desenquadramento e garantir que as obrigações de cada fase estejam corretamente cumpridas, porque a confusão entre os dois regimes nesse intervalo é uma das principais causas de pendências que travam a baixa.
Se o processo for feito de forma organizada, com todas as obrigações em dia, o encerramento tende a ser tranquilo e sem maiores complicações