Bom dia, Luís Henrique,
A dúvida é bastante comum e vale a pena esclarecer com cuidado.
No caso da ECD, a empresa que encerrou suas atividades em maio de 2026 deve transmitir apenas uma escrituração, já com a situação especial de extinção devidamente indicada. Não há necessidade de entregar uma ECD referente ao período de janeiro a dezembro e depois outra com situação especial. A própria escrituração de extinção já cobre o período que vai do início do ano até a data do evento, que no caso seria de janeiro até maio de 2026. Essa é a lógica prevista na Instrução Normativa RFB que disciplina a ECD: a situação especial substitui a entrega ordinária anual, e o período de apuração é encurtado até a data do evento.
O mesmo raciocínio se aplica à ECF. A empresa transmite uma única ECF com situação especial de extinção, cobrindo o período de janeiro até o mês do encerramento. Não existe obrigação de entregar uma ECF ordinária referente ao ano completo e outra de extinção. A ECF de situação especial já contempla todo o exercício até o momento da baixa.
Um ponto importante de atenção é o prazo. Para situações especiais de extinção, fusão, cisão ou incorporação, tanto a ECD quanto a ECF possuem prazos diferenciados em relação à entrega ordinária anual, e esses prazos costumam ser mais curtos, geralmente contados a partir da data do evento. Vale verificar os prazos vigentes nas instruções normativas e nos comunicados da Receita Federal, porque eles podem variar conforme o período do evento no ano calendário.
Resumindo: uma única ECD com situação especial de extinção e uma única ECF com situação especial de extinção, ambas cobrindo o período de janeiro de 2026 até maio de 2026