Sua dúvida é muito comum e faz todo sentido, pois ambas possuem o CNAE principal 43.22-3-02 (instalação e manutenção de ar-condicionado), que pode ser tributado tanto no Anexo III quanto no Anexo IV do Simples Nacional, dependendo de como o serviço é prestado.
A diferença principal no porquê uma empresa gera o INSS patronal (Empresa Y) e a outra não (Empresa X) está provavelmente relacionada ao enquadramento no Anexo IV na parametrização do eSocial/Sistemas de folha.
Aqui está a explicação detalhada do motivo:
O Ponto Chave: Anexo III (Com CPP) vs. Anexo IV (Sem CPP)
Empresa X (Sem Patronal): Provavelmente está parametrizada para tributar o CNAE 43.22-3-02 no Anexo III. No Anexo III, a Contribuição Previdenciária Patronal (CPP) já está incluída no DAS (Simples Nacional) e, portanto, não gera os 20,00% sobre o pró-labore.
Empresa Y (Com Patronal): Provavelmente está parametrizada como Anexo IV. A legislação determina que atividades de construção civil, serviços de instalação e manutenção (quando considerados construção civil), estão sujeitas ao Anexo IV, onde a CPP (20,00% patronal) não está incluída no DAS e deve ser recolhida sobre a folha de pagamento e pró-labore.
Por que os CNAEs secundários influenciam?
A Empresa Y possui CNAEs de representação comercial e comércio (46.14-1-00, 46.19-2-00, 47.59-8-99).
Se o sistema está configurado para entender que a empresa é preponderantemente uma prestadora de serviços de engenharia/construção (Anexo IV) em vez de uma empresa de serviços gerais ou comércio, ele ativará o patronal na folha.
Na prática, se o serviço de instalação é realizado em uma obra (obra nova ou subempreitada), o entendimento fiscal é Anexo IV.
Onde verificar no Sistema (Configuração)
Mesmo parecendo idênticas, verifique estes campos cruciais:
FPAS: Para o Anexo IV, o FPAS geralmente é diferente do Anexo III.
Configuração de Tributação no eSocial: Verifique se a Empresa Y está marcada como "Empresa Anexo IV" ou se na parametrização do sócio há um código que force o cálculo dos 20,00% patronais.
Segregação de Receitas: Na apuração do PGDAS-D, verifique se as receitas da Empresa Y estão indo para "Serviços sujeitos ao Anexo IV".
Resumo: O CNAE 43.22-3-02 é "híbrido". Se a Empresa Y está sendo tratada como Anexo IV (típico de obras), o cálculo dos 20,00% de INSS patronal sobre o pró-labore está correto.
Para 2026, a alíquota patronal de 20,00% continua sendo devida apenas para empresas do Anexo IV