A baixa de um CNPJ (extinção ou encerramento) exige a entrega de obrigações acessórias de "Situação Especial" (extinção), referentes ao período do ano-calendário em que a empresa esteve ativa até a data do distrato social.
O não envio dessas declarações no prazo, mesmo para empresas sem faturamento, gera multas e impede a regularidade do CPF dos sócios.
Aqui estão as principais obrigações por área, considerando o cenário de 2026:
1. Área Fiscal e Federal (Receita Federal)
Simples Nacional:
PGDAS-D de Situação Especial: Deve ser transmitido até o último dia do mês subsequente ao da data de efeito da baixa.
DEFIS (Declaração de Informações Socioeconômicas e Fiscais): Deve ser enviada na situação especial até o último dia do mês subsequente à baixa (caso não seja a DEFIS anual regular).
Lucro Presumido/Real:
DCTF (Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais): Mensal, deve ser entregue até o 15º dia útil do segundo mês subsequente à baixa.
EFD-Contribuições: Escrituração de PIS/COFINS, referente ao período final.
ECF (Escrituração Contábil Fiscal): Deve ser entregue no prazo normal, mas deve conter as informações de extinção.
EFD-Reinf: Obrigatória se houver retenções de impostos.
2. Área Contábil
ECD (Escrituração Contábil Digital): A empresa deve encerrar a contabilidade e transmitir a ECD de situação especial (encerrada), contendo o Balanço Final e as Demonstrações de Resultado até a data da baixa.
Levantamento de Balanço de Baixa: Registro do encerramento na Junta Comercial/Cartório.
3. Departamento Pessoal (DP)
eSocial e DCTFWeb (Situação Especial): Envio dos eventos de fechamento da folha de pagamento (incluindo rescisões dos funcionários, se houver) até o dia 15 do mês subsequente ao encerramento.
DIRF (Declaração do Imposto de Renda Retido na Fonte): Deve ser entregue se a empresa reteve IR na folha ou prestadores, com a situação especial.
FGTS (GFIP/SEFIP): Emissão das guias de rescisão e regularização do FGTS.
4. Obrigações Estaduais e Municipais
Inscrição Estadual (ICMS): Solicitar a baixa na Secretaria da Fazenda Estadual (Sefaz), dependendo do estado, a baixa é automática via REDESIM.
Inscrição Municipal (ISS/TFE): Baixa da inscrição mobiliária na prefeitura (em alguns casos, a baixa é automática)
5. MEI (Microempreendedor Individual)
DASN-SIMEI de Situação Especial: O MEI deve entregar a declaração anual com a situação de "extinção" no momento do cancelamento do CNPJ.
Pontos de Atenção em 2026
Reforma Tributária: Em 2026, com a fase de testes, as empresas devem estar atentas à inclusão da CBS/IBS nas últimas notas fiscais e declarações, conforme o Portal Gov.br.
Prazo e Pagamentos: A baixa do CNPJ não elimina débitos tributários; a Receita Federal transfere as dívidas para o CPF dos sócios.
Certidões: É recomendável solicitar a emissão de Certidões Negativas de Débitos (CND) na Receita Federal e prefeituras para confirmar a regularidade.