Bom dia, Natália,
Bom dia. Vou explicar como funciona esse processo na Prefeitura de São Paulo e como resolver a situação do protocolo parado.
Quando a empresa não possui certificado digital, o caminho para fazer inscrição municipal ou solicitar alterações cadastrais não precisa passar necessariamente pelo VRE. A Prefeitura de São Paulo permite que o próprio responsável legal da empresa, geralmente o sócio administrador, acesse o sistema de Cadastro de Contribuintes Mobiliários usando o login gov.br pessoal dele, desde que a conta tenha nível prata ou ouro. Esse acesso é feito dentro do portal da Nota Fiscal Paulistana, na área de Cadastro Web, e permite realizar inclusões, alterações e consultas de situação cadastral sem depender de certificado digital da pessoa jurídica.
Como o contador normalmente não tem procuração registrada nesse sistema específico, o acesso realmente fica restrito ao responsável legal, a menos que se providencie uma procuração eletrônica dentro do próprio sistema municipal, outorgada pelo sócio para o contador ou para o escritório. Esse tipo de procuração é diferente da procuração do e-CAC federal e precisa ser cadastrada especificamente no ambiente da Prefeitura de São Paulo. Se esse tipo de situação se repete com frequência no escritório, pode valer a pena avaliar esse cadastro de procuração para evitar depender do cliente toda vez que houver uma alteração a ser feita.
Sobre o protocolo que já está aberto há quase um mês sem retorno, o primeiro passo é acompanhar a situação dele diretamente no sistema onde a solicitação foi protocolada, geralmente é possível consultar o andamento pelo número do protocolo gerado. Não existe um prazo legal fixo e amplamente divulgado para conclusão desse tipo de análise, então demoras acima do normal acontecem, principalmente em períodos de maior volume de solicitações.
O Portal 156 pode ser utilizado, mas ele funciona como canal de atendimento geral da Prefeitura, e não como sistema técnico da Secretaria de Fazenda. Ele serve mais para registrar uma cobrança ou solicitar informação sobre a demora, encaminhando a demanda para o setor responsável, mas não substitui o acompanhamento pelo sistema onde o protocolo foi originado nem acelera a análise por si só. Ainda assim, se o prazo já está bem acima do razoável, abrir uma manifestação pelo 156 relatando o número do protocolo e a data de abertura é uma forma válida de pressionar por uma resposta.
Quanto à senha gov do responsável, esse realmente é o caminho recomendado para empresas sem certificado digital, e é a mesma lógica que citei acima. Não é necessário abrir um novo protocolo enquanto o anterior ainda está em análise, pois isso pode gerar duplicidade e atrasar ainda mais o processo. O ideal é aguardar mais alguns dias monitorando o andamento e, paralelamente, registrar a cobrança pelo 156 caso o prazo continue se estendendo.