Boa tarde, Eslaine,
Essa é uma pergunta bem detalhada e com vários pontos sensíveis. Vou redigir a resposta diretamente, no estilo do fórum.
A situação descrita levanta alguns pontos que merecem atenção antes de falar sobre a distribuição de lucros em si, porque a forma como as coisas estão organizadas hoje pode trazer riscos que precisam ser resolvidos primeiro.
Sobre a ausência de pró-labore
Quando um sócio presta serviços efetivos para a empresa, como é claramente o caso aqui, a Receita Federal e a Previdência Social entendem que há obrigação de recolhimento sobre pró-labore. Não há um valor mínimo legalmente fixado em lei, mas a orientação do INSS é que seja arbitrado um valor compatível com o serviço prestado, e a jurisprudência administrativa costuma adotar como referência o salário mínimo, no mínimo. A ausência total de pró-labore e de contribuição previdenciária é uma irregularidade que expõe tanto o sócio quanto a empresa em caso de fiscalização.
Isso é especialmente relevante aqui porque a empresa presta serviços para outras empresas do grupo justamente em razão da atividade desse sócio. Não há como sustentar que ele não exerce função operacional.
Sobre a movimentação bancária pessoal na conta da pessoa jurídica
Esse ponto é o mais delicado de todos. Quando pagamentos e recebimentos pessoais transitam pela conta da empresa sem qualquer distinção, isso pode ser interpretado como confusão patrimonial. Além do risco de descaracterização da personalidade jurídica em eventuais discussões cíveis ou trabalhistas, esse cenário torna muito difícil demonstrar, numa auditoria fiscal, que os valores sacados ou utilizados eram efetivamente lucros distribuídos e não outras naturezas de rendimento.
Para que a distribuição de lucros seja isenta no IRPF, ela precisa estar lastreada em lucro contábil apurado, e os valores distribuídos precisam estar evidenciados como tal nos registros da empresa. Se a conta bancária mistura despesas pessoais, retiradas sem registro e recebimentos que não pertencem à empresa, fica muito difícil demonstrar a origem e a natureza dos valores.
Sobre a distribuição de R$ 200.000,00 em dezembro
A isenção de imposto de renda sobre distribuição de lucros para o sócio pessoa física existe, mas tem um requisito central: o lucro precisa ter sido efetivamente apurado na contabilidade. Para empresas do Simples Nacional, há ainda uma regra específica. O artigo 14 da Lei Complementar 123/2006 permite a distribuição isenta com base no lucro contábil, mas prevê que, caso a empresa não mantenha escrituração contábil regular, o valor isento fica limitado a uma fórmula sobre a receita bruta, deduzidos os tributos do Simples.
Na prática, se a empresa mantiver escrituração contábil completa e o lucro apurado for igual ou superior a R$ 200.000,00, a distribuição pode ser feita sem tributação no CPF do sócio. Se não houver contabilidade formal ou se o lucro apurado for inferior, o excedente pode ser tributado.
Então a primeira pergunta que precisa ser respondida é: a empresa possui escrituração contábil regular em 2025? Se a resposta for não, convém avaliar se ainda há tempo hábil para organizar isso antes de dezembro.
Sobre a formalização
Sim, a distribuição de lucros deve ser formalizada. O instrumento mais usual é uma ata de reunião de sócios ou uma deliberação societária registrando a aprovação das demonstrações contábeis e a deliberação sobre a destinação do resultado. Esse documento não precisa necessariamente ser levado ao registro na Junta Comercial, mas precisa existir e ficar arquivado junto com os livros da empresa. Ele é a evidência de que a distribuição foi deliberada formalmente, e não uma retirada avulsa.
O que organizar antes de dezembro
Considerando tudo isso, o caminho mais seguro passa por algumas etapas nesta ordem: regularizar a escrituração contábil de 2025 com um contador; separar os gastos pessoais que foram pagos pela conta da empresa, classificando-os corretamente (adiantamento de lucros, mútuo, ou outra natureza); definir um pró-labore para o sócio com o respectivo recolhimento de INSS, mesmo que retroativamente de forma negociada; apurar o resultado contábil do exercício; e então, com base nesse resultado, deliberar formalmente a distribuição.
Sem essa organização prévia, a distribuição de R$ 200.000,00 em dezembro fica exposta a questionamentos fiscais, especialmente considerando o volume da movimentação descrita e a ausência de remuneração formal do sócio até agora.