Boa noite! Essa é uma situação bem comum e que exige atenção redobrada, principalmente porque se trata de MEI do setor de obras (Anexo IV), que tem uma particularidade importante em relação ao INSS patronal.
Vamos por partes.
1. Primeiro passo: Apurar o percentual de excesso
A regra central (art. 18-A, §§ 14 e 15, da LC 123/2006) é a seguinte:
Excesso de até 20,00% sobre o limite de R$ 81.000,00 (ou seja, faturamento até R$ 97.200,00): o desenquadramento não é retroativo. O cliente permanece MEI até 31/12/2025 e só migra para ME a partir de 01/01/2026.
Excesso superior a 20,00% (faturamento acima de R$ 97.200,00): o desenquadramento é retroativo a 1º de janeiro de 2025 (ou à data de abertura do CNPJ, se ele tiver aberto em 2025). Na prática, a Receita considera que ele nunca deveria ter sido MEI naquele ano.
Se ele abriu a empresa no meio do ano, os limites (R$ 81.000,00 mil e R$ 97.200,00) precisam ser calculados proporcionalmente aos meses de atividade.
Então o primeiro trabalho é levantar as notas fiscais emitidas em 2025 (competência, não pagamento) e determinar em qual dos dois cenários ele se enquadra isso muda completamente o procedimento.
2. Cenário A: Excesso de até 20,00%
Ele permanece MEI até dezembro/2025.
Na DASN-SIMEI (Declaração Anual do MEI), referente a 2025, o excesso será informado.
Deve ser gerada uma guia DAS complementar sobre a receita excedente (a diferença entre o que foi pago no DAS-MEI fixo e o que seria devido sobre o valor excedente, geralmente calculado como se o excedente fosse tributado à alíquota mínima do Simples Nacional do respectivo anexo).
A migração para ME ocorre automaticamente em 01/01/2026, não é necessário solicitar desenquadramento manualmente nesse caso (a Receita faz de ofício com base na DASN-SIMEI), embora seja recomendável confirmar a situação cadastral no Portal do Simples Nacional.
3. Cenário B: Excesso acima de 20,00%
Esse é o mais custoso e o que exige mais cuidado:
O desenquadramento deve ser comunicado à Receita Federal (Portal do Simples Nacional/Simei) até o último dia útil do mês seguinte àquele em que o limite foi ultrapassado. Como isso ocorreu em 2025 e o senhor está assumindo agora, esse prazo já passou — o desenquadramento será feito em atraso, o que pode gerar multa por comunicação extemporânea (multa por descumprimento de obrigação acessória, ainda que o próprio sistema também acabe identificando de ofício).
A empresa é considerada ME desde 01/01/2025 (ou desde a abertura, se for o caso). Não se entrega a DASN-SIMEI nesse caso — o correto é apurar os tributos como Simples Nacional normal.
É necessário recalcular todo o ano de 2025 pelo PGDAS-D, mês a mês, com base na receita bruta acumulada dos 12 meses (RBT12), determinando a alíquota efetiva de cada competência e o anexo aplicável.
Do valor apurado, pode-se deduzir o que já foi pago via DAS-MEI (o fixo mensal), mas a diferença será devida com juros (Selic) e multa de mora, salvo se a regularização se der via denúncia espontânea antes de qualquer início de fiscalização o que reduz a exposição a multas mais pesadas (vale avaliar isso com o cliente, já que ele nunca fez contabilidade e pode não ter sido notificado ainda).
4. Ponto crítico específico: Atividade de obras (Anexo IV)
Isso é o que mais chama atenção no seu caso. Serviços de construção civil/obras se enquadram no Anexo IV do Simples Nacional, que tem uma regra diferente dos demais:
A CPP (Contribuição Previdenciária Patronal, 20,00% sobre a folha/pró-labore) não está embutida no DAS. Ela deve ser apurada e recolhida separadamente, via DCTFWeb/DARF, acrescida do RAT (1,00% a 3,00% conforme o risco da atividade).
Isso significa que, ao recalcular 2025 como ME, além do DAS do Simples (que cobre IRPJ, CSLL, PIS, COFINS e ISS), pode haver CPP retroativa devida sobre o pró-labore que ele deveria ter se atribuído como sócio mesmo que informalmente ele não tenha feito retiradas formalizadas. Isso precisa ser avaliado com cuidado: como ele nunca teve contabilidade, provavelmente não houve pró-labore formal nem GPS recolhida, o que é outro ponto a regularizar.
Não se aplica Fator R nesse anexo, o enquadramento é definido pelo CNAE, não há opção de transitar para Anexo III.
5. Obrigações acessórias e providências práticas de regularização
Além do tributário, para "abrir a caixa" desse cliente que nunca teve contabilidade, eu recomendaria:
Alteração do registro na Junta Comercial: (ou órgão competente): transformação de MEI para ME (alteração do tipo jurídico, contrato social/requerimento de empresário, se ainda não existir).
Abertura de conta PJ: Hoje ele opera sem conta bancária, mas como ME é altamente recomendável (e muitas vezes exigido por clientes/tomadores) separar as finanças.
Emissão de notas fiscais como ME: A partir da regularização o padrão de nota (MEI) deixa de valer.
Escrituração contábil: diferente do MEI, a ME tem obrigação de manter contabilidade regular (ou ao menos livro caixa, dependendo do porte e da opção mas como contador responsável, o recomendável é já implantar escrituração contábil completa).
DEFIS (Declaração de Informações Socioeconômicas e Fiscais) do Simples Nacional, a partir do ano-calendário em que ele passa a ser ME, substitui a DASN-SIMEI.
Verificar inscrição estadual/municipal: E enquadramento correto do CNAE junto ao município, já que retenção de ISS é comum em obras (o tomador muitas vezes retém na fonte, e isso precisa ser abatido corretamente no DAS para não gerar recolhimento em duplicidade).
Se ele tiver funcionários ou já tiver ultrapassado o limite de 1 empregado do MEI, verificar obrigações trabalhistas retroativas (FGTS, eSocial, etc.), o que é comum em obras.
Resumo do fluxo de trabalho
Eu sugeriria começar levantando o faturamento mês a mês de 2025 para definir em qual cenário (A ou B) ele se enquadra, isso é o que vai direcionar tudo. Se for o cenário B (excesso >20,00%), o ideal é avaliar rapidamente uma regularização espontânea (antes de eventual notificação da Receita) para mitigar multas.