Olá Gessica. Bom dia.
Migrar um cliente de outro escritório é um momento crítico e exige organização para garantir que você receba todo o histórico fiscal, contábil e trabalhista sem herdar pendências não identificadas.
Abaixo está o passo a passo prático e completo para estruturar essa migração com segurança.
Passo 1: Formalização e Carta de Transição
Antes de solicitar qualquer documento ao contador anterior, formalize o início da sua prestação de serviços.
Assinatura do Contrato de Prestação de Serviços Contábeis: Defina claramente o escopo das suas obrigações e a data de início da sua responsabilidade técnica (ex.: a partir da competência do mês corrente).
Termo de Transferência de Responsabilidade Técnica (Carta de Transição):
Emita a notificação de troca de contador direcionada ao colega anterior.
Fixe um prazo razoável (geralmente de 15 a 30 dias) para a entrega da documentação e encerramento da responsabilidade dele.
Defina a data de corte (ex.: "O contador anterior responde até a competência 07/2026; a partir de 08/2026 a responsabilidade é do novo escritório").
Passo 2: O que pedir ao antigo contador (Checklist de Documentos)
Você deve solicitar o acervo documental completo organizado por área:
1. Área Cadastral e Acessos
Código de Acesso do Simples Nacional.
Procurações ativas (e-CAC, Junta Comercial, SEFAZ, Prefeitura).
Contrato Social de constituição e todas as alterações contratuais registradas.
Certificado Digital A1 da empresa (ou solicitar que o cliente adquira um novo sob seu domínio).
2. Área Fiscal e Tributária (Atenção ao histórico de opção!)
Como o cliente transitou entre Lucro Presumido e Simples Nacional, o histórico fiscal exige pente-fino:
Extratos do PGDAS-D e comprovantes de pagamento do DAS dos últimos 5 anos.
DCTF (se operou no Lucro Presumido), EFD-Contribuições e apurações do período em que esteve no Presumido.
Relatório do RBT12 (Receita Bruta dos últimos 12 meses) para validar a alíquota atual no Simples Nacional.
Consulta de pendências no e-CAC (Certidão Negativa de Débitos / Situação Fiscal).
Declarações entregues nos últimos 5 anos (DEFIS e ECF/ECD do período no Presumido).
3. Área Contábil
Balanço Patrimonial e Demonstração do Resultado do Exercício (DRE) do último ano encerrado.
Balancete de Verificação sintético e analítico da última data de encerramento (fundamental para você implantar o saldo inicial no seu sistema contábil).
Plano de Contas utilizado.
Livro Diário e Livro Razão assinados/transmitidos.
4. Área Trabalhista / Pessoal (Se houver funcionários ou pró-labore)
Relatório do evento S-1000 e tabelas do eSocial.
Folhas de pagamento e resumos dos últimos meses.
Guias de FGTS (DAEF/Digital) e DCTFWeb (INSS).
Cadastro dos sócios (para emissão de pró-labore e retenção de IR/INSS, se aplicável).
Passo 3: O que pedir diretamente ao Cliente
Comprovante de endereço atualizado da empresa e dos sócios.
Documentos pessoais dos sócios (RG, CPF, CNH e Comprovante de Residência).
Dados bancários da empresa (para conciliação e integração).
Notas fiscais emitidas e recebidas referentes ao mês em curso.
Senha do emissor de NFS-e (Prefeitura / Emissor Nacional).
Informações sobre o prestador/tomador: confirmação se a prestação para o Senar Rural sofre retenção na fonte (ISS, INSS ou IR) e qual o código de serviço utilizado.
Passo 4: Diagnóstico Inicial e Auditoria de Entrada
Assim que receber os acessos e documentos, faça um pente-fino de entrada para se resguardar:
Vistoria no e-CAC: Baixe o relatório de Situação Fiscal no e-CAC da Receita Federal para verificar se ficaram débitos em aberto no Simples ou no período do Lucro Presumido.
Conferência da Alíquota do Simples Nacional: Valide o faturamento acumulado (RBT12) do cliente. Como ele fatura R$ 7 mil/mês (R$ 84 mil/ano), ele se enquadra na 1ª faixa do Anexo III ou V do Simples (a depender do Fator R, se for o caso de atividade intelectual/regulamentada).
Validação do Fator R: Se a atividade do Senar exigir enquadramento no Anexo V, verifique se a folha/pró-labore atinge 28% para tributar pelo Anexo III.
Alinhamento do Pró-Labore: Como o faturamento é baixo (R$ 7.000,00/mês), ajuste com o cliente o valor do pró-labore para garantir a cobertura previdenciária do sócio e a correta distribuição de lucros isentos.
Passo 5: Implantação no seu Sistema
Cadastro: Cadastre a empresa, sócios e o código de acesso/procuração no seu software contábil (Domínio, Alterdata, Questor, etc.).
Implantação de Saldos: Lance os saldos de abertura na contabilidade com base no último Balancete/Balanço entregue pelo contador anterior.
Termo de Recebimento de Documentos: Ao receber as pastas e arquivos do antigo contador, faça um checklist físico/digital, colha a assinatura de entrega e guarde o comprovante. Isso delimita a responsabilidade entre a sua gestão e a do profissional anterior.
Espero ter ajudado.
