Bom dia, Priscila,
Essa situação é bem comum na atividade de administração de imóveis e o ponto central para entender a contabilização é o seguinte: o valor do aluguel não pertence à imobiliária, ele é apenas um valor de terceiros que transita pela conta bancária da empresa até ser repassado ao proprietário do imóvel. Já a taxa de administração é, de fato, receita da imobiliária, e é sobre ela que incidem os tributos e é para ela que a nota fiscal de serviço é emitida.
Vamos usar seu exemplo para deixar isso claro. Suponha que o aluguel seja de 1.000 reais e a taxa de administração seja de 200 reais, totalizando 1.200 reais recebidos do inquilino.
No momento do recebimento, a imobiliária deve registrar o ingresso total na conta bancária, mas separando contabilmente o que é receita própria do que é valor de terceiros. O lançamento fica mais ou menos assim:
Débito em Banco (Ativo), pelo valor total recebido de 1.200 reais.
Crédito em uma conta de passagem, normalmente chamada de Valores a Repassar a Terceiros ou Conta Corrente de Proprietários, classificada no Passivo Circulante, pelo valor de 1.000 reais referente ao aluguel.
Crédito em Receita de Prestação de Serviços, pelo valor de 200 reais referente à taxa de administração, que é justamente o valor constante na nota fiscal de serviço emitida.
Quando a imobiliária efetua o repasse ao proprietário do imóvel, o lançamento zera a conta de passagem:
Débito em Valores a Repassar a Terceiros (Passivo), pelo valor de 1.000 reais.
Crédito em Banco (Ativo), pelo valor de 1.000 reais.
Dessa forma, o aluguel nunca transita pela Demonstração do Resultado do Exercício da imobiliária, ficando restrito a contas patrimoniais de ativo e passivo. Somente a taxa de administração compõe a receita bruta da empresa.
Essa lógica também está alinhada com o conceito de agente versus principal, tratado pelo CPC 47, que trata do reconhecimento de receita. Quando a imobiliária atua apenas como intermediária entre locador e locatário, sem assumir o risco do negócio de locação em si, ela deve reconhecer como receita apenas o valor líquido da sua comissão, e não o valor bruto do aluguel que passa pelas suas mãos.
No aspecto fiscal, essa separação também é essencial. O ISS incide apenas sobre a taxa de administração, já que é esse o valor que representa a prestação de serviço de intermediação imobiliária, conforme previsto na Lei Complementar 116 de 2003. O aluguel repassado não sofre incidência de ISS, pois locação de bens imóveis não é considerada prestação de serviço para fins tributários, entendimento inclusive já pacificado pelo Supremo Tribunal Federal.
Da mesma forma, para fins de PIS, Cofins, IRPJ e CSLL, a base de cálculo da imobiliária deve considerar apenas a receita da taxa de administração, e não o valor total recebido do inquilino. Se a imobiliária for optante pelo Simples Nacional, o mesmo raciocínio se aplica: apenas a receita da comissão entra na base de cálculo mensal para fins de apuração do DAS, sendo enquadrada normalmente no Anexo III, referente a serviços.
É importante também que exista um contrato de administração de imóveis ou de intermediação formalizando esse mandato entre a imobiliária e o proprietário, documento que respalda contabilmente e juridicamente essa separação entre valores próprios e valores de terceiros, além de servir como base para eventual fiscalização.
Por fim, vale lembrar que quem deve declarar o recebimento do aluguel como rendimento tributável é o proprietário do imóvel, e não a imobiliária. Se o proprietário for pessoa física, esse valor entra na declaração de Imposto de Renda como rendimento sujeito ao carnê-leão mensal, já descontada a taxa de administração, que pode ser deduzida como despesa relacionada ao aluguel recebido. Se for pessoa jurídica, o valor líquido recebido compõe a receita de locação da empresa proprietária, seguindo o regime tributário ao qual ela está submetida.