Bom dia, Elayne,
Vou explicar como fica a contabilização do décimo terceiro salário para uma empresa que não faz apropriação mensal ao longo do ano, ou seja, que reconhece a despesa somente no momento em que cada parcela se torna devida, em novembro e dezembro.
Antes dos lançamentos, é importante lembrar a mecânica legal do 13º. A primeira parcela deve ser paga até 30 de novembro, corresponde a 50% da remuneração do mês de referência, e não sofre desconto de INSS nem de IRRF. A segunda parcela deve ser paga até 20 de dezembro, corresponde ao valor total do 13º calculado sobre a remuneração de dezembro, descontada a primeira parcela já paga, e é sobre ela que incidem os descontos de INSS e IRRF, calculados sobre o valor cheio do 13º.
Vou usar um exemplo simples para ilustrar os lançamentos. Suponha um empregado com salário de R$ 3.000,00, que trabalhou o ano inteiro, portanto com direito a 13º integral de R$ 3.000,00. Os percentuais de INSS e eventual IRRF usados aqui são apenas ilustrativos, já que na prática dependem da tabela vigente no ano do cálculo e da situação de dependentes do empregado, mas servem para mostrar a lógica do lançamento.
Lançamentos de novembro, referentes à primeira parcela
A primeira parcela não tem desconto, então o valor bruto é igual ao valor líquido pago ao empregado, R$ 1.500,00, que equivale a 50% do 13º.
Apropriação da despesa e da obrigação com o empregado: Débito: Despesa com 13º salário, R$ 1.500,00 Crédito: 13º salário a pagar, R$ 1.500,00
Pagamento da primeira parcela ao empregado, até 30 de novembro: Débito: 13º salário a pagar, R$ 1.500,00 Crédito: Caixa ou Bancos, R$ 1.500,00
Como o FGTS incide sobre toda remuneração paga ao empregado, inclusive sobre a primeira parcela do 13º, também é apropriado o encargo de 8% sobre esse valor: Débito: Despesa com FGTS, R$ 120,00 Crédito: FGTS a recolher, R$ 120,00
O recolhimento do FGTS normalmente ocorre no mês seguinte, junto com a guia da folha de pagamento, então essa obrigação permanece em aberto no balanço até a data do recolhimento.
Lançamentos de dezembro, referentes à segunda parcela
Para a segunda parcela, calcula-se o 13º total, de R$ 3.000,00, e desconta-se o que já foi pago na primeira parcela, restando um saldo bruto de R$ 1.500,00. Sobre esse saldo incidem os descontos de INSS e, se for o caso, de IRRF, calculados sobre o valor cheio do 13º de R$ 3.000,00.
Considerando, apenas para exemplo, um INSS de R$ 270,00 e ausência de IRRF por estar dentro da faixa de isenção após a dedução do INSS, o valor líquido a pagar na segunda parcela seria de R$ 1.230,00.
Apropriação da despesa, da obrigação com o empregado e das retenções: Débito: Despesa com 13º salário, R$ 1.500,00 Crédito: INSS a recolher, parte do empregado, R$ 270,00 Crédito: 13º salário a pagar, R$ 1.230,00
Pagamento da segunda parcela ao empregado, até 20 de dezembro: Débito: 13º salário a pagar, R$ 1.230,00 Crédito: Caixa ou Bancos, R$ 1.230,00
Além do desconto do empregado, a empresa também apropria o encargo patronal, que reúne a contribuição previdenciária patronal, o RAT e as contribuições a terceiros. Usando, apenas como exemplo didático, uma alíquota patronal de 20% sobre o valor total do 13º: Débito: Despesa com INSS patronal sobre 13º, R$ 600,00 Crédito: INSS a recolher, parte patronal, R$ 600,00
E a apropriação do FGTS sobre a segunda parcela: Débito: Despesa com FGTS, R$ 120,00 Crédito: FGTS a recolher, R$ 120,00
Recolhimento das guias
O recolhimento do INSS incidente sobre o 13º salário, somando a parte do empregado e a parte patronal, no nosso exemplo R$ 270,00 mais R$ 600,00, totalizando R$ 870,00, tem vencimento próprio, normalmente no dia 20 de dezembro, junto com a própria segunda parcela, e é feito por meio da guia gerada a partir do eSocial e da DCTFWeb.
Débito: INSS a recolher, R$ 870,00 Crédito: Caixa ou Bancos, R$ 870,00
O FGTS acumulado sobre as duas parcelas, R$ 120,00 mais R$ 120,00, totalizando R$ 240,00, segue o vencimento normal da guia de FGTS do mês, geralmente no dia 7 do mês seguinte ao da competência.
Débito: FGTS a recolher, R$ 240,00 Crédito: Caixa ou Bancos, R$ 240,00
Uma observação importante é que essa forma de contabilizar, reconhecendo a despesa apenas em novembro e dezembro, não é a prática recomendada pelo regime de competência previsto na NBC TG 25, que trata de provisões. O ideal contábil é que a empresa provisione mensalmente 1/12 avos do 13º e dos encargos correspondentes ao longo de todo o ano, debitando a despesa mês a mês e creditando uma conta de provisão para 13º salário, de forma que em novembro e dezembro a despesa já esteja praticamente reconhecida, restando apenas o ajuste fino e o pagamento. Quando a empresa não faz esse rateio mensal, como no exemplo que você trouxe, ela acaba concentrando toda a despesa do exercício nos dois últimos meses do ano, o que distorce o resultado mensal, já que os meses anteriores ficam sem essa despesa e novembro e dezembro ficam sobrecarregados com um custo que na verdade se refere ao ano inteiro de trabalho do empregado.