Essa é uma dúvida frequente e que tem grande relevância prática inclusive em perícias trabalhistas, já que a "distribuição de lucros" é um dos artifícios mais comuns para mascarar remuneração e fugir de reflexos como FGTS e INSS.
Vale a pena separar bem os planos:
(i) Requisito societário,
(ii) Requisito contábil-probatório, e
(iii) Especificidades do Simples Nacional/MEI.
1. Base legal e societária
Previsão no contrato social (ou estatuto) autorizando distribuição periódica/intermediária de lucros, antes do encerramento do exercício. Sem essa cláusula, a distribuição intermediária é irregular, independentemente da documentação contábil.
Base normativa de referência: art. 1.065 do Código Civil (para sociedades limitadas, aplicação subsidiária das normas de S.A.) e art. 204 da Lei 6.404/76 para o regime de balanços intermediários/intercalares em S.A.
Isenção do IRPF na distribuição está condicionada, pela Receita Federal, à comprovação de que o valor distribuído corresponde a lucro efetivamente apurado em contabilidade regular (a referência normativa usual é o art. 15 da Lei 9.249/95, combinado com a IN RFB que trata da tributação do lucro presumido/Simples).
2. Conjunto documental o que efetivamente respalda a distribuição
Sua lista está correta e, na prática, é o que a doutrina contábil e a fiscalização costumam exigir como conjunto mínimo e suficiente:
Balancete de verificação (ou balanço intermediário) levantado até a data-base da distribuição, com escrituração contábil regular e atualizada até aquele ponto não pode haver lançamentos pendentes ou atraso relevante na escrituração.
Balanço Patrimonial intermediário (ou ao menos o balancete que permita apurar o PL na data-base).
DRE do período (desde o início do exercício até a data-base), demonstrando a formação do resultado.
DLPA (ou a movimentação de lucros acumulados/reservas dentro da DMPL), evidenciando o lucro disponível para distribuição, líquido de eventuais compensações de prejuízos anteriores, reservas legais/estatutárias etc.
Ata/termo de deliberação dos sócios aprovando o balancete e formalizando a decisão de distribuir, com valores, data e forma de pagamento.
Esse é o conjunto que, em uma fiscalização ou em perícia, permite reconstituir a "trilha" apuração → aprovação → distribuição de forma auditável.
3. Ponto de atenção: Registro na Junta Comercial / livro diário
Um detalhe frequentemente esquecido: se a empresa não transmite SPED Contábil, esses balancetes/demonstrações intermediárias devem compor o Livro Diário (autenticado ou digital) para terem valor probatório pleno ou seja, se a distribuição for mensal, em tese seriam 12 conjuntos de demonstrações ao longo do ano, refletidos na escrituração formal, e não apenas planilhas avulsas ou balancetes gerenciais soltos.
4. Simples Nacional
Duas situações distintas, que muita gente confunde:
Com balancete/balanço levantado: A distribuição pode corresponder ao lucro contábil apurado, desde que a escrituração seja regular (Livro Caixa não é suficiente para isso precisa haver contabilidade completa, ainda que a empresa seja dispensada de escrituração contábil para fins fiscais no Simples). Aqui vale o mesmo conjunto documental acima.
Sem balancete levantado: A distribuição fica limitada ao percentual presumido de lucro do art. 15 da Lei 9.249/95 aplicado sobre a receita bruta do período, deduzido dos tributos devidos no Simples Nacional. Nesse caso, o "documento" que respalda a distribuição é o próprio demonstrativo de apuração do Simples (PGDAS-D) e a memória de cálculo do percentual presumido, não há necessidade de balancete, mas também não se pode distribuir acima desse limite presumido sem comprová-lo contabilmente.
Recomenda-se que o contrato social do optante pelo Simples já preveja expressamente as duas hipóteses (lucro apurado via balancete OU lucro presumido pelo art. 15), para dar cobertura jurídica a ambas as formas.
5. MEI
Aqui a lógica muda de natureza: O MEI é empresário individual, não é sociedade, não tem "sócios" nem, tecnicamente, distribuição de lucros no sentido societário o que existe é a retirada do titular (pro labore/retirada de lucros da pessoa física-empresária). Não há necessidade de ata de sócios (não há órgão deliberativo), mas o cuidado documental recai sobre:
Livro Caixa (obrigatório para o MEI) demonstrando entradas e saídas;
Memória de cálculo simples do resultado (receita menos despesas) que respalde o valor "retirado" como lucro isento, e não como camuflagem de outra natureza.
Resposta direta à sua pergunta
O conjunto mínimo e suficiente, para sociedades em geral (inclusive optantes pelo Simples que mantenham contabilidade regular), é exatamente o que você listou: Balancete de verificação + Balanço Patrimonial intermediário + DRE do período + DLPA (ou DMPL) + Ata/Termo de aprovação dos sócios, tudo refletido na escrituração formal (Livro Diário/SPED). Para o Simples sem balancete, o respaldo mínimo é o cálculo do percentual presumido do art. 15 da Lei 9.249/95 sobre a receita bruta. Para o MEI, o requisito se resume ao Livro Caixa e à memória de cálculo do resultado, sem os requisitos societários (ata, DLPA etc.), já que não há (affectio societatis) a formalizar.