Olá Caue
Sim, é possível e contabilmente aceitável fazer a escrituração contábil retroativa de 2025 de forma manual, inclusive em Excel, desde que ela seja tecnicamente correta, baseada em documentos reais (extratos, notas fiscais, DAS, comprovantes etc.) e resulte em demonstrações consistentes, como Livro Diário, Razão, DRE e Balanço Patrimonial assinados por contador habilitado. A legislação não exige software específico para validar a contabilidade de empresa do Simples Nacional; o que importa é a regularidade da escrituração e a capacidade de comprovar os fatos contábeis em eventual fiscalização.
No caso da fonoaudióloga, a contabilidade retroativa pode servir para fundamentar distribuição de lucros acima do limite presumido de isenção, já que sem contabilidade ela ficaria limitada, em regra, ao percentual presumido de 32% sobre a receita bruta menos os tributos. O fato de ela não ter pago todos os DAS não impede automaticamente a existência de lucro contábil nem a distribuição de lucros, embora o parcelamento seja recomendável para regularização e coerência fiscal.
O principal ponto de atenção não é a contabilidade “manual”, mas sim a ausência total de pró-labore em uma atividade intelectual prestada pessoalmente, pois isso pode levar a Receita a entender que houve tentativa de transformar remuneração tributável em lucro isento.
Por isso, uma postura mais prudente seria avaliar se vale reconhecer algum pró-labore retroativo e tratar o restante como lucro, embora isso gere reflexos em eSocial, DCTFWeb e INSS.
Espero ter ajudado.