Regime de competência: A resposta curta
Para empresa tributada pelo Lucro Real, tanto a receita quanto a despesa (taxa de administração do cartão) devem ser reconhecidas na data da venda (regime de competência), e não no recebimento. O recebimento (liquidação financeira pela operadora, normalmente em D+1, D+30 etc.) é apenas a baixa do direito/obrigação já registrados.
Isso decorre do regime de competência previsto no art. 177 da Lei 6.404/76 e confirmado no RIR/2018 (Decreto 9.580/2018), a apuração do lucro real segue a competência contábil, salvo ajustes específicos previstos em lei (o que não é o caso da taxa de cartão).
Lançamentos contábeis
1) Na venda (emissão da nota fiscal / cupom)
D – Clientes / Cartão de Crédito a Receber (Ativo Circulante) ............ valor bruto
C – Receita Bruta de Vendas ................................................................................ valor bruto
2) Reconhecimento da despesa da taxa de cartão (mesma data = competência)
D – Despesas com Taxas de Cartão de Crédito (Despesa Operacional), .....valor da taxa
C – Cartão de Crédito a Receber (reduz o recebível líquido), ............................valor da taxa
Alternativa de conta de crédito: em vez de abater direto do recebível, algumas empresas usam "Operadora de Cartão – Encargos a Pagar" (passivo) até a compensação. O efeito no resultado é o mesmo; muda só a forma de controle do saldo bruto x líquido.
3) No recebimento (liquidação pela operadora)
D – Bancos ....................................................... valor líquido
C – Cartão de Crédito a Receber ........... valor líquido
Por que não esperar o recebimento
A receita já é reconhecida na venda (transferência de riscos/benefícios, independente da forma de pagamento).
A taxa da operadora é um custo diretamente vinculado a essa receita (princípio da confrontação/matching), e seu percentual já é conhecido contratualmente no momento da venda , não há incerteza que justifique postergar o reconhecimento.
Do ponto de vista fiscal, a dedutibilidade no Lucro Real segue a mesma competência: a despesa é necessária e usual à atividade (art. 311 e seguintes do RIR/2018) e deve compor o resultado do período em que a venda ocorreu, não o período de recebimento.
Observação prática
Se a taxa só é informada pela operadora no extrato de liquidação (comum quando há taxas variáveis por bandeira/parcelamento), o correto é estimar a despesa na venda com base no percentual contratual médio e ajustar eventual diferença no recebimento, nunca postergar o reconhecimento integral para a data do crédito em conta.