Olá, Sabrina! Tudo bem?
O correto é que todas as notas fiscais emitidas para o CNPJ do cliente sejam escrituradas, independentemente de estarem ou não lançadas no sistema interno da empresa.
A escrituração deve refletir a movimentação fiscal oficial, uma vez que o cliente pode ser fiscalizado e precisar ter todas as notas escrituradas.
Quanto à responsabilidade, é importante entender que:
O cliente é responsável por enviar todos os documentos fiscais (XMLs) para a contabilidade dentro do prazo, garantindo a integridade das informações. Isso é responsabilidade dele e deve constar no contrato de vocês.
A contabilidade, por sua vez, tem o dever de orientar, conferir e alertar o cliente sobre eventuais inconsistências, como notas não lançadas, duplicadas ou faltantes.
Como você identificou essa falha agora, o ideal é alinhar o processo daqui pra frente, orientando o cliente a:
1- Manter o envio regular de todos os XMLs (idependente da movimentação financeira).
2- Fazer conferências periódicas no site da Sefaz, comparando com o controle interno para garantir que nenhuma nota fique de fora. E também, tem alguns sistemas que ajudam nessa busca dos XML’s (Sieg, Jettax, NF-Sctock).
Essa é uma boa prática que protege tanto o cliente quanto o escritório contábil, evitando omissões fiscais e divergências em declarações.
Espero ter ajudado!