Olá, Alessandro! Tudo bem?
A primeira coisa que você deve fazer é baixar os relatórios da DCOMP e os recibos de compensação no portal do e-cac (ou solicitar o setor que fez a compensação pra te passar essa informação). Esses documentos comprovam os créditos utilizados e são necessários para registrar a contabilidade corretamente.
Depois disso, siga os passos abaixo:
1. Reconhecimento do crédito de INSS a compensar
Quando a empresa paga INSS a maior, esse valor deve ser reconhecido como um direito, pois será compensado ou restituído futuramente.
Exemplo: a empresa pagou R$ 1.200,00 a mais de INSS em uma guia de R$ 1.500,00.
Débito: INSS a Compensar (Ativo Circulante) – 1.200,00 (valor pago a maior e o restante do lançamento seguiria normal)
Débito: INSS a Recolher (passivo) 300,00
Crédito: Banco – 1.500,00
Assim, o valor pago a mais passa a ser tratado como um ativo a recuperar.
2. Registro dos juros sobre o crédito (se houver)
Se o crédito for restituído ou compensado com correção pela Selic, deve-se registrar os juros como receita financeira.
Exemplo: juros de R$ 30,00.
Débito: INSS a Compensar (Ativo Circulante) – 30,00
Crédito: Juros Ativos (Receita Financeira) – 30,00
3. Compensação do crédito com tributos futuros
Quando o crédito for utilizado para abater o valor do INSS que ainda vai vencer, o lançamento será:
Débito: INSS a Recolher (Passivo) – 1.230,00
Crédito: INSS a Compensar (Ativo Circulante) – 1.230,00
Dessa forma, o crédito é baixado e o valor do tributo a pagar é reduzido.
4. Pagamento do saldo remanescente
Se o crédito não for suficiente para quitar o tributo inteiro, o restante será pago normalmente.
Exemplo: INSS devido no mês R$ 5.000,00 e crédito de R$ 1.230,00.
Débito: INSS a Recolher (Passivo) – 3.770,00
Crédito: Bancos (Ativo) – 3.770,00
Espero ter ajudado!