Boa tarde, Tamires,
A GRRF — Guia de Recolhimento Rescisório do FGTS — é o documento utilizado para recolher o FGTS devido na rescisão do contrato de trabalho, englobando o saldo do mês da rescisão, eventuais diferenças de competências anteriores e, quando aplicável, a multa rescisória de 40% sobre o saldo do FGTS.
Do ponto de vista contábil, é importante entender que a GRRF não é uma despesa nova gerada no momento do pagamento. Ela representa a liquidação de obrigações que já deveriam estar provisionadas ao longo da vigência do contrato. Por isso, o tratamento correto passa por entender o que cada componente representa.
O FGTS mensal incidente sobre as verbas rescisórias — como o aviso prévio indenizado, o saldo de salário e as férias proporcionais — deve ter sido provisionado junto com essas próprias verbas, a débito de despesa de FGTS e a crédito de FGTS a Recolher no passivo. Quando a GRRF é efetivamente paga, o lançamento é simplesmente a baixa desse passivo: débito em FGTS a Recolher contra crédito em Banco. Não há nova despesa nesse momento, pois ela já foi reconhecida quando da provisão.
A multa rescisória de 40% sobre o saldo do FGTS segue a mesma lógica: a despesa é reconhecida no momento da rescisão, a débito de uma conta de resultado específica — como Multa Rescisória FGTS ou Encargos sobre Rescisão — e a crédito de um passivo correspondente, que também é baixado contra banco no momento do pagamento via GRRF.
Respondendo diretamente à sua dúvida sobre a destinação: o lançamento do pagamento da GRRF deve ser a débito da conta de passivo FGTS a Recolher contra crédito em Banco. Não deve ser lançado diretamente a débito de uma conta de resultado no momento do pagamento, porque isso implicaria reconhecer a despesa em duplicidade — uma vez na provisão e outra no pagamento.
O que provavelmente aconteceu aí é que os pagamentos foram jogados direto na conta Rescisão a Pagar sem ter havido a provisão prévia adequada. Nesse caso, para fins de conciliação e regularização, o caminho é verificar se as provisões das rescisões foram feitas corretamente. Se não foram, a despesa pode ter sido reconhecida só no momento do pagamento, o que do ponto de vista prático gera o mesmo resultado no resultado do período — mas deixa a escrituração sem o passivo intermediário e dificulta exatamente o tipo de conciliação que você está fazendo agora.
Quanto à dificuldade de conciliar os valores do relatório de FGTS com os recolhimentos informados pelo RH, isso é bastante comum quando há múltiplos centros de custo. O ideal é solicitar ao RH um demonstrativo analítico por competência e por centro de custo, detalhando cada componente recolhido na GRRF — FGTS rescisório, multa de 40% e eventuais diferenças. Com esse detalhamento em mãos, fica possível rastrear cada valor e fazer a conciliação conta a conta com precisão