Bom dia, Gustavo,
Antes de simplesmente informar sem movimento na DAM, é importante entender exatamente a situação dessa distribuidora, porque pelo que você descreveu, o problema pode ser maior do que apenas a omissão da declaração.
A Demonstrativo de Apuração Mensal é uma obrigação acessória vinculada à apuração do ICMS, e no caso de distribuidoras ela costuma estar associada ao controle de substituição tributária, especialmente quando falamos de combustíveis e derivados, transmitida através do SCANC com base no Convênio ICMS 110 de 2007. Essa obrigação existe justamente para que o fisco acompanhe as entradas e saídas de mercadorias sujeitas à substituição tributária, e ela deve ser entregue mesmo quando não há qualquer movimentação no período, situação em que se informa sem movimento.
O ponto central aqui é que sem movimento só é a informação correta se realmente não houve nenhuma operação de compra ou venda de mercadorias naquele período de apuração. Pelo que você relatou, essa empresa está vendendo e recebendo pagamento por maquininha, o que significa que existe sim movimentação comercial, mesmo que ela não esteja documentando essas vendas com nota fiscal de saída. Isso quer dizer que declarar sem movimento neste caso não corresponderia à realidade da operação, e pode até agravar a situação perante o fisco, porque a Secretaria da Fazenda cruza informações de diversas fontes, incluindo dados de operadoras de cartão, e uma divergência entre valores recebidos via maquininha e nenhuma nota fiscal emitida costuma ser um dos principais gatilhos para fiscalização e para a própria suspensão da inscrição estadual.
O problema de fundo, portanto, não é apenas a DAM em atraso, mas o fato de a empresa estar vendendo mercadoria sem emitir documento fiscal de saída. A legislação estadual do ICMS exige a emissão de nota fiscal em toda operação de circulação de mercadoria, seja para consumidor final ou para outro contribuinte, e a ausência dessa emissão configura infração fiscal, podendo ser tratada pelo fisco como indício de sonegação, com aplicação de multas que costumam ser bem mais pesadas do que a simples penalidade por atraso na entrega de uma declaração acessória.
O caminho mais seguro é orientar essa pessoa a regularizar a emissão das notas fiscais de saída referentes às vendas já realizadas, ainda que de forma retroativa, adequando a apuração do ICMS ao que efetivamente ocorreu, e só então transmitir a DAM com os valores reais de movimentação, e não como sem movimento. Se, ao levantar o período com atenção, ficar comprovado que realmente não houve nenhuma venda ou compra de mercadoria em algum mês específico, aí sim a informação de sem movimento é adequada para aquele mês em particular.
Como a suspensão foi motivada pela omissão da entrega, também é importante verificar diretamente no site da Secretaria da Fazenda do estado onde a empresa está inscrita quais são os procedimentos específicos para reativação da inscrição, já que o rito de regularização, prazos e eventuais multas de mora variam de estado para estado. Recomendo que ela busque orientação de um contador que tenha acesso ao cadastro completo da empresa para levantar com precisão todo o histórico de vendas não documentadas antes de qualquer nova transmissão, evitando assim reincidência no problema.